WMS dla e-Commerce – Wojciech Nowak

Im większa sprzedaż w Twoim e-Commerce, tym trudniej zapanować nad magazynem, który go obsługuje. Sklepy, które cieszą się dynamicznym wzrostem, często zaczynają zawodzić w obszarze realizacji zamówień. Magazyn staje się wąskim gardłem ich biznesu. Uratować może ich rozwiązanie klasy WMS.

Do tego odcinka Sztuki e-Commerce zaprosiłem Wojciecha Nowaka, który z branżą IT jest związany już od ponad 20 lat. Wojtek na swoim koncie ma wiele projektów WMS. W swojej karierze zawodowej zajmował się nie tylko wdrożeniami tych systemów, ale również ich projektowaniem. O optymalizacji pracy magazynu wie naprawdę dużo.

Jeżeli chcesz dowiedzieć się kiedy i jak zabrać się za wdrożenie WMS w swoim magazynie, koniecznie posłuchaj tej rozmowy.

Listen to „092 – WMS dla e-Commerce – Wojciech Nowak” on Spreaker.

---

Dodatkowe materiały

Jeśli zainteresował Cię ten odcinek, sprawdź również:

1. Blog Sente, na którym przeczytasz m.in. o tym jak sprawnie zarządzać magazynem
   https://sente.pl/blog/category/wms/
2. Odcinek O wdrożeniach systemów ERP – Marek Mac, dzięki którem dowiesz się jak dobrze wdrożyć ERP w Twoim e-Commerce
   https://marekkich.pl/sztuka-ecommerce/073-o-wdrozeniach-systemow-erp-marek-mac/
3. Odcinek Sprzedaż i magazyn w transformacji cyfrowej, z którego dowiesz się jaki wpływ na magazyn i sprzedaż będzie miał rozwój Twojej sprzedaży elektronicznej
   https://marekkich.pl/sztuka-ecommerce/062-sprzedaz-i-magazyn-w-transformacji-cyfrowej/
4. Odcinek Jak skalować magazyn w e-Commerce? – Krzysztof Wieczorek, dzięki któremu będziesz wiedział jak zaprojektować magazyn, by spełniał Twoje potrzeby przez lata
   https://marekkich.pl/sztuka-ecommerce/047-jak-skalowac-magazyn-w-e-commerce-krzysztof-wieczorek/

---

Transkrypcja odcinka

• Czy każdy e-Commerce potrzebuje systemu WMS?
• Stany magazynowe w e-Commerce, ERP i WMS – który system mówi prawdę?
• W jaki sposób WMS może pomóc pracownikom i firmie?
• Role, które trzeba obsadzić w magazynie opartym o WMS
• Jakie korzyści z wdrożenia WMS odczują klienci końcowi?
• Modelowy proces wdrożenia WMS
• Jaki hardware potrzebny jest do obsługi magazynu opartego o WMS?
• Jak wybrać firmę wdrażającą WMS?
• Jakich błędów wystrzegać się podczas wdrożenia WMS?

Jeżeli w e-Commerce idzie Ci coraz lepiej, to prędzej czy później magazyn może stać się wąskim gardłem Twojej sprzedaży. Najpierw załoga przestanie się wyrabiać, potem się okaże, że zatrudnianie coraz większej liczby osób rozwiązuje problem tylko na chwilę, a przy okazji generuje nowe. Gdzieś po drodze stracisz też kontrolę nad procesem. To wszystko może skutkować utratą dobrej opinii u klientów i niepotrzebnymi zwrotami, które, jak na złość, będą generowały kolejny ruch na magazynie i kolejne problemy. Jednym ze sposobów na wyjście z tego błędnego koła jest wdrożenie WMS, który pomoże Ci zapanować nad procesem i przywróci porządek na magazynie. Okazuje się, że wdrożenie wcale też nie musi być trudne, a korzyści często da się nawet sensownie policzyć. Kiedy i jak zabrać się za wdrożenie WMS do magazynu? Posłuchaj mojej rozmowy z Wojtkiem Nowakiem.

Cześć, Wojtku!

Hej, Marku!

Dzisiaj porozmawiamy o WMS-ach, ich wdrożeniach, o tym, czym charakteryzuje się dobry WMS dla e-Commerce, natomiast zanim zaczniemy, pytanie do ciebie — co powoduje, że czujesz się odpowiednią osobą do tego, żeby o tym opowiadać?

Generalnie chyba doświadczenie zawodowe, bo od 20 lat pracuję w branży IT, prowadzimy różne projekty zarówno software house, wdrożenia ERP-owe, jak i WMS-owe. Przez te 20 lat, jak zaczynaliśmy w firmie czteroosobowej i dołączyłem, byłem piątą osobą, tak dzisiaj na pokładzie mamy osób 200. Współzarządzam tą firmą, natomiast sam produkt WMS został napisany przeze mnie kupę lat temu – 15, może 16, bardzo dawno. Od tego czasu wdrażamy ten produkt z powodzeniem u klientów i są to korzyści na co dzień. Chyba to są te główne przesłanki, dlaczego mogę o tym trochę opowiedzieć.

Podczas tych kilkunastu lat, jak duże projekty WMS-owe udało ci się zrealizować, jeżeli chodzi o skalę wdrożenia, rozmiar godzin, które poświęciłeś na wdrożenie?

To są różne projekty – małe i duże. Małe — projekt potrafi się zacząć i skończyć w 2-3 miesiące, bo klienci też nie potrzebują jakiegoś żadnego rocket science. Są też projekty duże, które tak naprawdę trwają do dziś, czyli WMS też został wdrożony jako pierwszy, ma lat już 16 w boju, do dzisiaj się wdraża, bo klient się rozwija — miał 30-milionowe obroty, jak zaczął, dzisiaj mam 350-370 milionów obrotu. Ten WMS musi rosnąć razem z nim. Są więc projekty małe i wielkie.

Przewiniemy się przez te kilkanaście lat, mam nadzieję, podczas naszej rozmowy. Chciałbym zacząć od tego, żebyśmy w pewnym stopniu sobie ujednolicili definicję. Z moich obserwacji wynika, że wiedza na rynku dotycząca WMS-ów jest bardzo niewielka, szczególnie po stronie właścicieli e-Commerce. Często zdarza mi się spotykać z sytuacją, kiedy właściciel mówi, że właściwie ma WMS i pokazuje dumnie, na przykład, Subiekta, i mówi, że to w sumie jest WMS, podczas gdy te bardziej zaawansowane rozwiązania to są właściwie takie rozwiązania same w sobie i raczej mówi się o ERP z WMS, a nie o tym, że ERP pełni tę funkcję. Czy mógłbyś tak narysować na grubych klockach, co to właściwie oznacza, że ktoś ma wdrożonego WMS-a i dlaczego takie podejście, że mam Subiekta, nie wyczerpuje tej definicji?

Historia, którą ci opowiem, bardziej może odpowiedzieć na twoje pytanie. Pewnie każdy z e-Commerce wie, co to jest Black Friday, wie, z czym to się je, natomiast Black Friday to jest pikuś przy komuniach. To już nie wszyscy właściciele e-Commerce wiedzą, tylko ci, którzy mają zabawki i ubrania — to są ludzie, którzy wiedzą, co to znaczy Black Friday do kwadratu. Tak naprawdę pewnego dnia ludzie przyszli do pracy i dostali zamiast tysiąca zamówień 4 lub 5 tysięcy zamówień i nie wiedzą, w co ręce włożyć, jest panika, idą na chorobowe – to znaczy, że nie masz WMS, natomiast jak go masz, to przychodzisz, wiesz, że masz te 4 tysiące zamówień więcej, wychodzisz o 16.00 i wszystko jest zrobione. Nikt nie wie, jak to się stało, kierownik magazynu na nikogo się nie wydarł, tylko system zarządził pracą, więc tak naprawdę WMS jest do tego, żeby zarządzać pracą ludzi na magazynie, żeby odciążyć kierownika od tego, żeby się tylko wydzierał, żeby pokazywał palcem, co masz zrobić. To jest taki system, który w chaosie potrafi się odnaleźć i zrobić z tego fajny efekt końcowy. Nikt z magazynierów w środku nie wie do końca, jak, ale to się potem dzieje. 

Jak masz ERP-a czy Subiekta, to jest to procesowy system, czyli tak naprawdę do Subiekta czy załadujesz 300, 500 czy 30 000 zamówień, to one też przez niego przelecą. To jest proces i tak naprawdę jakby cały system ERP-owy zarządza procesem, natomiast jeżeli chodzi o WMS, on zarządza pracą i skupia się na jakości obsługi tego procesu, czyli na tym, żebyśmy to zrobili jakościowo najlepiej, jak się da, żeby potem opinie nas nie zabiły na Opineo czy jakichś innych portalach, żeby na Allegro mieć 5 gwiazdek, i tak dalej. Za to odpowiada właśnie WMS. Poprzez ERP-a możesz przepuścić wszystko.

Czyli można powiedzieć, że ERP pokazuje pewien stan faktyczny, a WMS mówi jeszcze, co z tym dalej zrobić?

Tak. ERP tak naprawdę rozlicza to gospodarczo, żeby ci się to wszystko tak skleiło, żebyś złożył prawidłowe sprawozdania do GUS-u, ZUS-u, do Fiskusa, żebyś miał FIFO wyceniony, natomiast tu jest zarządzenie pracą jakościową w chaosie. To jest zarządzanie chaosem — tak się generalnie zawsze u klientów to mówi. Czyli jak te 5, 20, 50 osób na magazynie wykorzystać najlepiej, jak się da, żeby najszybciej, jak się da, skończyć pracę, która jest do zrobienia.

Mówiłeś przy tej historii, że 1000 kontra 4000 zamówień, i to trochę prowadzi do pytania o skalę e-Commerce i właściwie o to, czy każdy e-Commerce takiego WMS-a w ogóle potrzebuje.

Nie, nie każdy, bo to jest w ogóle definicja, co to jest e-Commerce. Jak gdzieś słyszę, no to nie ma takiej jednej miary. Dla mnie e-Commerce’em równie dobrze jest rodzina, która ma mały magazynek przy domu, 100 metrów kwadratowych i handluje przez Allegro i może nawet ma jakiś PrestaShop czy Idosell i oni w ogóle nie potrzebują WMS. Natomiast jak gdzieś idę ze znajomymi na imprezę, słyszę pytanie: „Wojtek, czy mamy cię już zaprosić, czy jeszcze nie?”. Też muszę się zawsze zastanowić, jak im odpowiedzieć, i odpowiem ci tak samo, jak im: „Kiedy zaprosić mnie lub jakąkolwiek firmę, która wdraża WMS? Wtedy, kiedy jesteś gotowy skapitalizować 100% wzrostu”. 

Co przez to rozumiem? Czyli albo jesteś gotowy nagle w prostym ruchu stwierdzić, że możesz sprzedawać 100% więcej i wtedy jest sens wdrożyć WMS, bo Twój magazyn stanie się 100% bardziej wydajny, albo jesteś w stanie skapitalizować ten wzrost wydajności inaczej, czyli załóżmy, że masz 10 albo 15 magazynierów i nagle możesz mieć siedmiu i zrobić to samo. Zatrudniasz mamę, tatę, ciocię, brata, to myślę, że jest to mało możliwe, ale jak już pomyślałeś o tym, że masz kierownika magazynu, zaczynasz zarządzać pracą, zaczynasz mieć problem wąskiego gardła pod tytułem: „zatrudnić kogoś nowego, no to muszę go przeszkolić, żeby wiedział, gdzie leży towar”, no to jest właśnie moment, kiedy należy ten krok zrobić. 

Natomiast dlaczego mówiłem o tym pierwszym, czyli: „musisz być gotowy na skapitalizowanie 100% wzrostu”? Dlatego, że te małe e-Commerce to często są e-Commerce 2-3 miliony obrotu. Teraz masz milion w towarze, bo często jest z Azji, czyli masz milion w towarze na magazynie, milion w towarze, który płynie z Chin, czyli masz już 2 miliony w towarze, a nie masz jeszcze sprzedaży z niego. Teraz 100% wzrostu wydajności — okazuje się, że musisz mieć 4 miliony w towarze i musisz być na to gotowy. Jak nie jesteś na to gotowy, to jeszcze nie jest właściwy moment. Da się dużo prostszymi metodami poprawić wydajność na magazynie. O tym już Krzysiek Wieczorek opowiadał u ciebie.

Tak, faktycznie opowiadał o dość prostych operacjach, które wydają się logiczne, ale dopiero, jak się o nich usłyszy…

…natomiast też powiem ci, że teraz realizujemy projekt, gdzie ma 4 tysiące metrów kwadratowych, 80 milionów obrotu, 20 magazynierów i działali w Excelach. Też sobie dawali radę, więc ta skala, jakbym miał tak szczerze powiedzieć, no to między 1500-2000 metrów kwadratowych, 10 magazynierów, 1500-2000 indeksów to jest moment, w którym musisz zacząć o tym myśleć.

Co powoduje w WMS, jakie funkcje i właściwie co jest taką przewagą, że nagle da się skapitalizować te 100% wzrostu, czego nie dałoby się zrobić bez wdrożenia WMS-a?

Uniezależnienie się w dużej mierze od czynnika ludzkiego. Bardzo często, słucham właścicieli, którzy są więźniami w swojej firmie. Mam właściciela nie tylko e-Commerce, ale każdej firmy, do której wchodzimy z WMS-em i on ma, załóżmy, 10 czy 15 magazynierów. Fajnie, że ma biznes, tylko on jest więźniem, bo jest zakładnikiem tego, że magazynierzy mu odejdą i on jutro kładzie interes. Te korzyści, które głównie niesie WMS ze sobą, to jest wyeliminowanie w dużej mierze czynnika ludzkiego, czyli przestanie na nim polegać. Przestajesz polegać tak naprawdę na wiedzy ludzi, którą — w skrócie — cyfryzujesz. To jest ta jego najważniejsza cecha, czyli wszystkim tak naprawdę zarządza system, ludzie mają robić to, co system każde. Są też oczywiście systemy ewidencyjne, ale zakładam, że one cię mniej interesują, tylko bardziej cię interesuje WMS, który zarządza pracą. No i to jest chyba powód, dlaczego takie korzyści przynosi. Jakie korzyści — to pewnie jest temat na cały odcinek.

Czy mógłbyś opowiedzieć, na czym polega ta cyfryzacja całej pracy i uniezależnianie się? Mając taki magazyn, gdzie jesteś uzależniony od tych ludzi, to tak naprawdę trudno mi sobie wyobrazić, na czym ma polegać to uniezależnienie się i scyfryzowanie tych operacji. W czym ten WMS pomaga magazynierowi, czy go nawet zastępuje?

Przede wszystkim to system wie, gdzie wszystko stoi, czyli cały ten towar na magazynie przestaje być dla ciebie blokerem. Dzisiaj jest tak, że jeśli masz na magazynie 2000 różnych indeksów i nie masz WMS, to trzeba wiedzieć, gdzie to stoi. Z reguły musi stać w jednym miejscu, ciągle stałym. Jak zostawisz to systemowi, to jeśli on wie, gdzie to stoi, to nagle tracisz w ogóle potrzebę szukania towaru, wiedzy, gdzie to leży i tak dalej. Druga rzecz – to czym system wtedy zarządza? W skrócie — uzupełnianiem tych lokacji poborowych, czyli idziesz na lokację poborową i towar tam jest. Nikt nie musi się zastanawiać: „A, kurczę, nie mam teraz towaru, to muszę go zestawić z góry na dół, wołam wózkowego i stoję z zamówieniem, zanim je wyślę”, tylko to wszystko się dzieje jakby w międzyczasie, system zleci uzupełnienie lokacji pod zamówienia. 

Kolejna rzecz — pewność stanów magazynowych. Jeśli to wszystko jest na bieżąco kontrolowane przez ludzi i systemy, to pokaż mi e-Commerce, który, jak mówi, że ma jedną sztukę, to ją ma. Zawsze mówię, że to ten syndrom ostatniej sztuki. Jak nie mamy jednej sztuki, to pokaż, że jej nie mamy, a tutaj ta wiara w stany magazynowe jest w zasadzie stuprocentowa. Nikt nie musi niczego sprawdzać, gdzie coś jest i gdzie coś leży. No i tak samo nikt nie mówi do Józka: „Józek, idź, naszykuj ten towar”. Ludzie przestają wybierać, co robią. Robią wszystko z automatu przydzielone według priorytetów, robią to powtarzalnie, bo system dzisiaj powie tak, jutro te same kryteria nastąpią, powie tak samo. Inny kierownik magazynu przyjdzie na drugą zmianę, to podejmie zupełnie inne decyzje — być może lepsze, być może gorsze, a system podejmie je zawsze takie same — dobre. Co najwyżej może się nauczyć z czasem, bo dzisiaj nowoczesne systemy WMS też się uczą. Ale to już temat na kolejny odcinek.

Wrócę do tej jednej sztuki. Mówisz, że się system upewnia czy też pozwala się pracownikom upewnić, że ta jedna sztuka jest. Ja na to patrzę tak, że dochodzi nam jeszcze jeden system, który coś wie o stanach magazynowych, bo z jednej strony jest sklep internetowy, z drugiej strony jest system ERP, który ma ten stan, powiedzmy, skumulowany, no i z trzeciej strony jest system WMS, który ma ten stan porozdzielany po lokalizacjach. Jak zapewnić, żeby te dane były rzeczywiście zbieżne? Czy nie występuje sytuacja, w której WMS wie coś zupełnie innego niż system ERP?

Wyprowadzę z błędu, że to nie jest kolejny system, który coś wie o stanach magazynowych, tylko to jest jedyny system, który wie wszystko o stanach magazynowych. Tylko WMS wie o tym, co jest dostępne do sprzedaży, bo to, że w ERP-ie masz 20 sztuk towaru, to nic nie znaczy, bo na te 20 sztuk może być 10 w przyjęciu (i tak naprawdę ten towar jeszcze nie jest dostępny), bo akurat ktoś już przyjął PZ-kę, towar jeszcze leży na lokacjach odkładczych, nikt nie wie, gdzie on jest. Druga sytuacja jest taka, że masz 10 sztuk towaru, ale 5 z nich jest uszkodzonych. Tak naprawdę masz 5 sztuk i to system WMS wie, ile masz sztuk dostępnych w lokacjach i tak naprawdę te 5 sztuk może ci się jeszcze podzielić na 2 stany — na to, czy masz na przykład 2 sztuki w lokacjach poborowych i 3 sztuki gdzieś na górze, do wyciągnięcia. Jak potrzebujesz priorytetowo obsłużyć klienta, to dasz mu 2 sztuki, ale jeśli klient może poczekać godzinę, to możesz mu 5 sprzedać. 

Jak robimy gdziekolwiek projekty WMS-owe, to dzisiaj jest tak, że e-Commerce często się integruje z ERP, bo tam są stany. Jak wchodzi się w WMS, to w zakresie stanów e-Commerce powinien integrować się z WMS-em, a nie z ERP-em. Zamówienia powinny wpadać do WMS na podstawie stanów WMS-owych, a ERP obsłuży to gospodarczo, czyli trochę się zmienia wtedy kierunek tej integracji. Tylko WMS jest hubem stanów.

Powiedziałeś ważną rzecz, bo właśnie miałem o to zapytać — gdzie umiejscowić system WMS pomiędzy ERP a e-Commerce? Rzeczywiście najczęściej jest tak, że WMS traktuje się trochę jako taką nakładkę na system ERP pomagającą zarządzać pracą magazynu, o której e-Commerce nie wie absolutnie nic, bo stany przychodzą już skumulowane z systemu ERP. Rozumiem, że to może powodować później jakieś problemy w realizacji zamówień?

Jeżeli masz zintegrowany e-Commerce z WMS, to nie. Jeżeli z ERP, to tak, bo zawsze będziesz miał możliwość zamówienia towaru, którego być może na WMS nie ma. Masz taki prozaiczny przypadek, że nawet w ERP masz 4 sztuki towaru, natomiast niby w WMS też są 4, ale idę naszykować ten towar i jego tam fizycznie nie ma w lokacji, bo powinien być, a go nie ma, albo jest zepsuty, albo ktoś go odłożył, bo, umówmy się też, w WMS błędy się zdarzają, tylko są one bardzo szybko znajdowane. 

Mamy też coś takiego, co się często robi, jak inwentaryzacja w locie, czyli co któreś pobranie. Czyli idę na lokację, mamy 10 sztuk, mam zabrać jedną i muszę powiedzieć, ile zostało. No i podam, że jest 8, nie 9, więc już wiemy, że jednej sztuki nie ma i trzeba ją znaleźć. Jeszcze nie wiemy, gdzie ona jest, ale wiemy, że jej nie ma. Ona z czasem się znajdzie, bo albo ktoś ją gdzieś przełożył na inną lokację, i tak dalej, więc naprawdę jest masa sytuacji, w których ten towar fizycznie jest nawet na WMS, tylko też nikt nie wie, gdzie, i też go nie potrafi znaleźć, więc wyłącznie integracja z WMS, jeżeli chodzi o stany.

W jaki jeszcze sposób WMS może pomóc pracownikom i przy okazji też firmie? Wyobrażam sobie taką sytuację, nawet przy tej inwentaryzacji, o której mówisz, czy przy pakowaniu, i to chyba jest najczęstszy przykład w momencie, kiedy nawet tego WMS nie ma, że masz do rozpakowania 100 sztuk, no i ktoś sobie liczy raz, dwa, trzy, cztery… sto, wrzuca, i okazuje się, że tam było na przykład 98. I pytanie: czy WMS potrafi sobie z tym poradzić, żeby rzeczywiście zawsze było 100?

Na szybko to są przynajmniej dwie strategie. Pierwsza jest taka, że jest podwójne oko, czyli najpierw jest picker, który ten towar liczy, a potem jest pakujący, który ten liczy go przed spakowaniem — są więc już dwie role, które sprawdzą ten towar. Często się dzieje tak, że ludzie mają zwyczaj, że: „A, wezmę 100 sztuk, to zrobię tak, może tam jest 100”, natomiast mechanizm, który przed tym zabezpiecza, to jest przede wszystkim to, że wszystko jest zaewidencjonowane. Ja wiem, że to pan Marek Kich poszedł do tej lokacji i tam odliczył i wiem, że pan Wojtek Nowak wziął i to na pakującym sprawdził. Jeżeli mam więc ilościową reklamację od klienta, to potem się okazuje, że: „Kurczę, Wojtek, jak to żeś przepuścił? Marek, jak to?” Nie jesteśmy przecież anonimowi. Masz już pierwszą kontrolę. To jest coś, co ogranicza po wdrożeniu WMS ilość pomyłek ilościowych do dwóch, trzech promili. Jeżeli miałeś problem z reklamacjami ilościowymi przed WMS, to po WMS-ie statystyka mówi, że 3 pomyłki na 1000 to już jest dużo. 

Drugi mechanizm no to te ciągłe inwentaryzacje w locie, czyli idę, pobrałem 100 sztuk, powinno na lokacji zostać 500. Idzie ktoś za mną co któreś pobranie i mówi, że zostało 300, no to wiemy, że na tej lokacji pomiędzy poprzednim liczeniem a tym liczeniem coś się nie zgadza. Mamy dwie wysyłki podejrzane, i tam mamy jeszcze wysyłki, są na magazynie, no to szybko sygnał do kierownika, sprawdzamy: „Słuchaj, w tych dwóch przesyłkach pewnie brakuje”. A jak się nie daj Boże, zdarzy, że wyszły do klienta, to do niego zadzwonisz: „Słuchaj, dostaniesz mniej, doślemy” i już mniejszy, że tak powiem, agresor u klienta się nie włącza, czyli go jakby wyprzedzasz. Samo to, że człowiek przestaje być anonimowy, jest mierzony, w 100% eliminuje ilość pomyłek ilościowych.

To trochę brzmi jak taka szansa nie tylko na dobre skalowanie się, ale też na wzmacnianie łańcucha poprzez usuwanie najsłabszych ogniw. Chociaż nie wiem, czy chciałbym tak mówić o ludziach, ale generalnie tak sobie trzeba powiedzieć, że na magazynie też te pomyłki najczęściej się zdarzają z tego powodu, że…

No niestety, nie chcesz tak mówić o ludziach, natomiast masz rację. Jak się wdraża ERP, to nie można w ogóle myśleć o tym, że kogoś zwolnisz, bo masz totalną blokadę wśród ludzi. Jak wdrażasz ERP-a, to nawet jeżeli ktoś go wdraża i chce kogoś zwolnić, to nigdy go nie zwalnia, znajduje dla niego inne zajęcie. Niestety, w przypadku magazynów, jak masz tam 50 osób i 20 z nich jest nadmiarowych, to się to prawdopodobnie niestety tak skończy. Ja bardzo nie lubię tego aspektu. Nie wszystkie aspekty wdrożeniowe WMS uwielbiam, natomiast tego jednego nie, bo mam świadomość, że nie zawsze się wdraża WMS po to, żeby się rozwijać ekspansywnie, szybko, tylko czasami po prostu trzeba zaoszczędzić. Wtedy faktycznie tak się dzieje, że masz statystyki, dostajesz wykaz z całego dnia, że pan Jacek zrobił 900 linii, pan Tomek zrobił 500 linii, a pan Zenek zrobił 300 linii. No i dajesz feedback raz, drugi, trzeci i albo się podciągają, albo nie.

Ja o tym myślę w takim, powiedzmy sobie, pozytywnym znaczeniu w tym sensie, że na magazynie też jest jakiś zespół i w zasadzie dajesz mu narzędzie do takiej samoregulacji, która też pozwala poczuć się lepiej tym, którzy najlepiej swoją pracę wykonują, eliminując tych, którzy po prostu pracują na pogorszenie wyniku.

Zawsze jest tak, że ludzie pracują tak, jak się ich mierzy. To się tyczy nie tylko magazynu, tylko w zasadzie każdej dziedziny. Jeśli kogoś nie mierzysz wcale, to nie możesz mieć do niego pretensji, że słabo pracuje. WMS daje ci narzędzie do mierzenia tej pracy i jej jakości. Jeśli ludzie mają świadomość, jak ich mierzysz i czego oczekujesz, to po prostu pracują tak, jak oczekujesz. To jest naprawdę megaproste, potężne narzędzie, które bez żadnych zmian powoduje nagle skokowy wzrost wydajności, bo w końcu masz narzędzie do tego, żeby to zmierzyć. Gdybyś chciał to mierzyć bez WMS, to co — będziesz siedział nad kartkami, WZ-kami, kto co pakował, kto i gdzie się podpisał? Stracisz 2 etaty na to, żeby te statystyki zrobić, a tu masz je „od strzała”.

Mówiłeś o dwóch rolach: picker i pakowacz. Czy WMS wprowadza jeszcze jakieś dodatkowe?

W ogóle role na magazynie, czy w procesie takim, żeby…?

W ogóle, bo rozumiem, że proces obróbki zamówienia to nie jest jedyny proces, który dzieje się w magazynie. Są przyjęcia, wydania, jakieś przesunięcia między magazynami. Jak to jest obsługiwane później w WMS?

WMS działa w taki sposób, że ma maksymalizować ilość przepływającego towaru, czyli masz jak najwięcej wydać na zewnątrz, czyli zarówno pickerzy, jak i pakujący, muszą być w stanie jak najwięcej wydać. Ten towar musi przez nich przepłynąć. Natomiast żeby ich praca szła płynnie, to jest masa innych ról. Trzeba ten towar dobrze przyjąć, na wejściu jak kodów kreskowych nie ma, to trzeba okleić, trzeba go też na wejściu dobrze posortować, bo umówmy się, że jeżeli przyjmujesz 1000 sztuk towaru, to 900 wsadzisz na górę, 50 wstawisz w kartony w lokacji poborowej, a 50 pójdzie cross-dock, bo już od razu masz na to zamówienia. Tu już jest pierwsza rola, czyli osoba, która przyjmuje towar. 

Druga rola to chociażby wózkowy, który jeździ z tym towarem i odkłada go na górę, ewentualnie zatowarowywuje magazyn, czyli lokacje poborowe z góry na dół. Jeżeli więc pojawia się zamówienie na towar, którego nie masz w lokacjach poborowych, to ktoś go musi zestawić. To też jest osobna rola. 

Kolejną rolą, bardzo istotną, jest też inwentaryzator — tak moglibyśmy to nazwać — czyli osoba, która dba o to, żeby ten stan na magazynie był prawidłowy. Wiadomo, że pomyłki się zdarzają. Pickerzy lecą, bo oni mają lecieć. Jak ma błąd na lokacji, to on go nie poprawia, tylko oznacza lokację, że jest do poprawienia, i leci dalej, bo jego celem podstawowym jest pickowanie, więc potem jest rola inwentaryzującego, który przychodzi i robi porządek na lokacjach, żeby ten organizm dalej funkcjonował. 

Jest też rola pre, czyli jest preorder. Jak wiemy, że są jakieś akcje na magazynie pod tytułem: „Handlowiec zrobił nam promocję na komplety i powiesz, że długopis z ołówkiem wychodzą dzisiaj prawie za darmo”, to jest rola prekompletarora (trudne słowo) – on robi kompleciki i składa, żeby — znowu – picker zasuwał, jak się patrzy. 

Tych ról więc trochę jest. No i jest oczywiście kierownik magazynu, który przestaje pokazywać palcem, co, jak i gdzie zrobić, tylko zaczyna pracować z ludźmi, motywować ich, ma mierniki, oceniać ich pracę i zaczyna nimi zarządzać, a nie zarządzać paluchem.

Cały czas mówimy o korzyściach bezpośrednich dla właściciela biznesu. A czy moglibyśmy spróbować podsumować korzyści dla samego sklepu internetowego i na przykład dla jego klientów? Czy taki klient zauważy? Oczywiście nie wprost, bo nie powie: „O, pewnie mają WMS”, ale czy jest zauważalna różnica, którą klient mógłby odczuć?

Różnica jest olbrzymia. Jak sobie przypomnę takie coś, co mnie najbardziej zaskoczyło w tej mojej historii wdrożeniowca, to wyobraź sobie, że jeden z naszych klientów wdrażał WMS już trochę za późno, czyli opinie na Opineo poleciały, już tam była czarna rozpacz. Chyba najlepszym efektem tego projektu dla klientów, a też między innymi potem też dla tej firmy, było to, że po pół roku byli pierwsi w rankingu swojej konkurencji — wyprzedzili największych konkurentów, było święto, szampan lał się strumieniami, że tak powiem. Po pół roku — bo też na Opineo, umówmy się, nie idziesz w ciągu dwóch dni poprawić swoich rankingów, tylko to jest ciężka praca — mieli gdzieś tam już prawie maksa. To jest chyba taki clue, że po wdrożeniu WMS poprawiła się jakość obsługi, czyli brak reklamacji, brak błędów, tempo dostawy. Czyli jak zamówię dzisiaj o 16.00, to ten towar przed 17.00 wyjdzie i ja go jutro mam, a przecież ile jest takich sytuacji, że klient zadzwoni, złoży zamówienie o 14.00 i do BOK-u o 15.00 już dzwoni, czy to zamówienie dzisiaj wyjdzie, czy to jutro będzie miał, bo jak nie, to będzie zły, i tak dalej, i nas obsmaruje. Te rzeczy dla klienta jak najbardziej tak, czyli czas realizacji, jej jakość, to, że jest to jakościowo i ilościowo zgodne z tym, co zamówiłem, że nie mam pomyłek w tym, czy dostałem rozmiar 34, czy 36 – to wszystko się liczy dla klienta końcowego i to, co jest istotne, klient jest za to w stanie więcej zapłacić. Stwierdzenie: „cena czyni cuda” przestaje być już wtedy tak ważne. Wtedy już przestaje klient kupować na Allegro, tylko wchodzi na twój market i zapomina o cenie, tylko się do ciebie przywiązuje, więc jakość obsługi — wszyscy na to patrzymy jako klienci.

Myślę, że w szczególnie wysokim okresie ma to największe znaczenie, bo znam sytuacje, gdzie po 2 tygodnie oczekiwania na towar to jest standard.

Z tego case’u, który ci opowiedziałem, przed komunią, to ja ci dopowiem rozwinięcie. Dwa tygodnie to był właśnie standard, czyli jak masz komunię w maju, to nagle się okazywało, że klienci zamawiają ubrania, bo chcą wyglądać ładnie na majówkę, i do kościoła iść się pokazać. Przecież to jest „oczywista oczywistość”. No i zamawiasz ciuchy, czekasz dwa tygodnie. No i co zrobiłeś przez ten czas? Zamówiłeś je gdzieś indziej! Więc ty jak już w pocie czoła uszykowałeś ten towar, wysłałeś, jesteś szczęśliwy, to potem masz 75% zwrotów. Tak to dokładnie wyglądało, czyli wpadło ci tam 4 tysiące zamówień, w pocie czoła je szykowali właśnie przez 10 dni (i to codziennie 4 tysiące, a nie że jednego dnia – przez cały tydzień wpadały 4 tysiące). Oni właśnie przez dwa tygodnie się z tego wygrzebywali, a potem mieli w 2 dni z 30 tysięcy zwrotów do przyjęcia. Wszystko wróciło, bo klienci tego nie odebrali, ponieważ kupili gdzieś indziej. Więc ten najgorszy dla ciebie sezon – ważne, żeby klient go nie zauważył, to wiadomo, dwa dni to klient przymknie oko, ale trzy — to już nie bardzo.

No tak, w ogóle 30 000 zwrotów to jest kupa pieniędzy!

To jest kupa pieniędzy, bo ten towar jest niedostępny do sprzedaży, pamiętaj. Zanim ten towar z powrotem do obrotu wrzucisz, a musisz realizować swoją sprzedaż dalej, to nagle się okazuje, że nie masz towaru, bo musisz się zabrać za zwroty. A to jeszcze jest towar, na przykład, sezonowy, masz wiosnę, a ona się zaraz skończy. Masz jedną szansę, by to sprzedać.

xxx

Przejdźmy do drugiej części, do tematu czysto wdrożeniowego, takich dobrych praktyk, przygotowania się w ogóle do tego wdrożenia i samego procesu. Często pytam o to w momencie, kiedy pojawiają się zagadnienia e-Commerce’owe i systemów zewnętrznych. Jest sporo klientów, którzy stwierdzają: „Budujmy drogę z dwóch stron, bo ona na pewno się spotka w jednym punkcie na końcu”. W systemach ERP jest oczywiste, że się w ogóle nie ma sensu zabierać za ERP i e-Commerce na raz, bo to się prawdopodobnie jednak nie spotka. Czy podobna zasada panuje przy wdrożeniu WMS i systemu sklepowego jednocześnie?

Kiedyś słyszałem takie fajne stwierdzenie: „Budujmy autostradę z dwóch stron, to będziemy mieli fajną, dwupasmową autostradę”. Ja powiem tak — wdrożenie w ogóle jakichkolwiek dwóch systemów naraz to jest armagedon, bo ludzie nie mają świadomości, że to wdrożenie systemu informatycznego, z którym będziesz pracował przez minimum 8-10 lat, bo żeby wymienić ERP wcześniej, niż 5-6 lat, to już naprawdę musi być jakiś totalny koszmar. To samo się dzieje z WMS – on żyje nawet dłużej. WMS spokojnie 10 lat (jak jest dobrze wdrożony) powinien spełniać oczekiwania firmy. Żeby taki system wdrożyć, to ludzie nie mają świadomości, że wezmą sobie konsultantów z jakiejś tam superfirmy, najlepszej w Polsce, i teraz to oni mi tu przyjdą i mnie oświecą. Wybudują tutaj nie wiadomo co. 

Tylko to jest praca po dwóch stronach. Tyle pracy, ile wkłada firma, która tego WMS wdraża, tyle samo pracy musi włożyć klient. Często to są kluczowe osoby w firmie. Największym błędem wdrażania WMS jest to, że nie zaangażujesz sprzedaży. Do wdrożenia WMS nie potrzebujesz kierownika magazynu i magazyniera. WMS się wdraża po to, żeby sprzedaż rosła, żeby jej jakość rosła, i do tego potrzebujesz szefa sprzedaży. Myślę, że do wdrożenia e-Commerce też potrzebujesz trochę szefa sprzedaży, prawda? Oprócz tego szef sprzedaży ma swoje plany, które w tym czasie musi realizować. Teraz wepnij takiego szefa sprzedaży na tyle, że tak powiem, wątków. To jest rzecz, której się nie docenia, czyli mojego wkładu w projekt informatyczny jako klienta. Potem te projekty, które się nie udają, to są dokładnie te, w których klient nie poświęcił tyle czasu, ile powinien. Lepiej więc zrobić jeden projekt naraz.

WMS zmienia trochę filozofię myślenia w organizacji, czyli… Bo też, żebyś teraz to dobrze zrozumiał, dzisiaj masz integrację, załóżmy, e-Commerce – ERP, wszystko jest cacy i to ci działa. Teraz nagle potrzebujesz dołożyć WMS. Większość firm w Polsce, które WMS wdraża, nie ma swojego ERP. W zasadzie odwrotnie — większość firm, które wdrażają ERP, nie ma swojego WMS. Na palcach jednej ręki chyba dzisiaj mogę policzyć kluczowych graczy na rynku, którzy mają i ERP, i WMS w jednym pakiecie. Teraz wyobraź sobie, że musisz dorobić dwie integracje, czyli między WMS a ERP, zaś między ERP a e-Commerce ją skasować (ona wręcz będzie czasami przeszkadzać w jakichś aspektach), w jakich aspektach zostawić, a oprócz tego musisz jeszcze dorobić integrację między WMS i e-Commerce. Nagle masz pajęczynę do zrobienia i to do zrobienia w jednym czasie, więc zrobienie czegoś takiego to jest dramat. 

Po drugie, jak masz fajny e-Commerce i robisz to naraz, czyli już dopracowałeś, dopieściłeś ten projekt e-Commerce’owy, który ma być dla ciebie katapultą (bo po to go robisz), to jednak wdrożenie WMS-a spowoduje ci prędzej czy później przestój, bo prędzej czy później musisz się uruchomić. Niestety, każdy WMS, żeby się odpalić, potrzebuje mieć odpaloną inwenturę. 

Teraz tak – inwentura. Słyszę zawsze u klientów: „A, u mnie to dwa dni”. I bajka, po prostu jak to słyszę, to już jest miód na moje uszy, bo tam wchodzę i wiem, że to trwało faktycznie dwa dni, bo oni przez dwa dni robili to dlatego, że macie weekend i przez ten weekend zrobili 3% tego, co mieli zrobić, zaś cała reszta, stwierdzili, że się zgadza. Robisz tę inwentaryzację i masz 10 lat zaległości. Nagle okazują się takie rzeczy, że kolejne dwa dni ty to prostujesz, żeby w ogóle wiedzieć, co to za towar, skąd on się znalazł, ile tego jest, więc już masz 4 dni przestoju firmy, jeżeli chodzi o wysyłkę towaru. A zamówienia przyjmujesz na e-Commerce. Jeszcze super, bo jest nowy WMS, ekstra, w ogóle WOW! A teraz twoi klienci złożyli zamówienia na WOW super e-Commerce i nie dostaną go jutro, pojutrze, tylko za tydzień. No to jakie robisz wrażenie na start? Pozamiatane — pierwsze wrażenie robisz raz, więc odpalenie tego naraz zepsuje po prostu fajne wdrożenie e-Commerce, mimo że wdrożenie WMS będzie udane. 

Z kolei, jak już robisz fajny e-Commerce, to powiedz właścicielowi, że musi go zdusić, nie przyjmować zamówień przez pierwsze 3 dni. No i tyle. Z punktu widzenia kolejności, w jakiej należy wdrażać te mechanizmy, to nie wiem, znowu – każdy przypadek jest inny.

A tak w ramach dygresji — który moment jest dobry na wdrożenie WMS i wystartowanie? Sam mówiłeś — jest przestój, może być większy, mniejszy, no i wydaje się, że sezon wysoki jest taki sobie. Firmy wychodzą często z założenia, że jak się wdraża ERP czy w ogóle system wewnętrzny, to na początku roku, bo wtedy to się fajnie księgowo składa. I pytanie — czy są lepsze i gorsze momenty, który z nich jest, powiedzmy sobie, taki preferowany?

Są lepsze i gorsze momenty, tylko są też dwa aspekty, kiedy jest ten moment. Pierwszy to jest ten, który wynika z twojej sezonowości sprzedaży, bo ona zawsze jakaś jest. Mało jest firm, które mają constans sprzedaż. Zawsze coś WOW musi się wydarzyć i zawsze jest jakiś sezon ogórkowy, więc na pewno w sezonie ogórkowym jakiekolwiek wdrożenie.

Natomiast jest też drugi aspekt momentu, w którym należy wdrożyć system, czyli to „nie za późno”. Wyobraź sobie, że większość systemów WMS-owych, które odpalam, odpalam w high season. Dlaczego? Bo klient przychodzi za późno i on już wie, że tego sezonu nie przeżyje. Czekał tak długo, że go dobija ta świadomość, że już nie ma wyjścia, teraz ma w czerwcu ogródki i meble ogrodowe, trzeba w maju i będzie ogień, ale bez WMS już tego sezonu nie przeżyje. To samo mieliśmy z tą komunią — bez WMS nie przeżyje. Teraz to jest chyba budowanie świadomości u ludzi, kiedy jest ten moment. Wtedy, kiedy twój magazyn wyrabia się na 90%, czyli masz jeszcze trochę buforu, ale nie ma go już tam dużo. 

Trzeba trochę wyprzedzić z tym wdrożeniem WMS twój rozwój, bo zakładam, że jak prowadzisz świadomie swój biznes, to twój rozwój też jest planowany, on cię nie zaskakuje niczym, więc narzędzie pod tytułem WMS jest tym, które trzeba wdrożyć celem osiągnięcia tego rozwoju, a nie już post factum — jak już osiągnąłem ten rozwój, to teraz radujmy się. I to jest moment właściwy przede wszystkim.

A mógłbyś przeprowadzić naszych słuchaczy przez taki modelowy proces wdrożenia? Powiedzieliśmy już, czego nie robić, to może zacznijmy od tego, co zrobić?

Taki modelowy proces wbrew pozorom jest bardzo prosty. Ludzie się go boją, dlatego że wcześniej na przykład wdrażali ERP i źle się do tego przygotowali, bo da się go wdrożyć prosto. Prędzej czy później wdrożenie ERP, to jest jakaś stabilizacja, czyli tam, załóżmy, 3-4 miesiące krwi się lało, po 6 miesiącach możemy sobie podać ręce, że jest super, a czasami po roku jest tak, że są super efekty, w ogóle WOW, widać te efekty jak na dłoni. Czasami szybciej, oczywiście. Natomiast w WMS jest taka świadomość, przez co ludzie nie chcą tykać tych rozwiązań WMS-owych. Nie mają świadomości tego, że jest on prostym narzędziem do wdrożenia, zaprogramowania, odpalenia, uruchomienia i czerpania korzyści, i da się w ciągu 3-4 miesięcy naprawdę czerpać olbrzymie korzyści. To jest pierwsza rzecz, której świadomości ludzie nie mają, więc w pierwszej kolejności należy uświadomić sobie, że może to być proste, zdjąć tę blokadę z siebie. 

Natomiast druga rzecz… Mówisz o takim modelowym procesie, jak to przeprowadzić? Należy na pewno zaprosić z trzech-czterech graczy, którzy dostarczają WMS z różnych półek, bo też firmy są różne. Być może są freelancerzy czy konsultanci, tak jak Krzysiu Wieczorek, którego gościłeś pewnie kilka razy, którzy są obiektywni dla rynku i mają ma nim rozeznanie na rynku, i też przeprowadzą cię przez ten proces. 

Natomiast to dalej jest taki temat, że po wybraniu jednego z tych trzech-czterech partnerów idziesz przez to bardzo szybko, czyli krótkie warsztaty, bo w większości przypadków jest tak, że ci konsultanci z WMS lepiej wiedzą, jak ten magazyn poprowadzisz, niż ty sam, więc kolejny krok — nie wymyślaj. Ty nie wymyślaj, jak ten magazyn ma być poprowadzony, bo oni tych magazynów zrobili przynajmniej 10 w tym, więc wiedzą, jak to ma funkcjonować. 

Jak zrobią te warsztaty, to później kolejne kroki — robimy budżet. Musisz sobie odpowiedzieć jako klient, czy zwróci ci się to w ciągu dwóch lat, ale ze sprzętem, cała ta inwestycja, czyli… Bo firma software’owa to jest jakby połowa inwestycji. Jeszcze jest cały hardware, który musisz do tego mieć. Czy to cloud doliczysz, czy jakiś serwer u siebie, natomiast urządzeń mobilnych to nie będziesz już miał clouda, musisz je mieć. Jakaś infrastruktura na magazynie — musisz mieć. Wyjdzie ci, że tak naprawdę ten budżet projektu to są usługi software’owe i hardware — i wyjdzie ci jakaś kwota. 

Teraz musisz sobie odpowiedzieć na pytanie, czy da ci to takie korzyści i musisz je policzyć. Jak to zrobisz i nie da ci tych korzyści, to nie rób tego projektu, czyli jeżeli w ciągu dwóch lat system na siebie nie zarobi, to po prostu go nie rób w tym wymiarze. Czyli robisz kolejny krok — robisz podział na musty, shouldy, couldy, wanty, czyli coś, co pewnie już tam część ludzi zna. Czyli to, co muszę zrobić w systemie, a co są chciejstwa, których na pewno nie będę robić. Coś, co mógłbym zrobić i co prawdopodobnie też będę musiał zrobić później. Jeżeli realizujesz same musty i już ci się to spina, to zrób to. To jest ten moment decyzji. Jeżeli na mustach budżet projektu zwróci ci się w dwa lata, to po prostu go zrób. Z reguły jest tak przy WMS-ach, że on się zwraca w pół roku, więc to jest fajne. Ja sobie zawsze liczę, że jak się w dwa lata nie zwróci, to klientowi wręcz odradzam po prostu. No bo po co? Jeszcze za wcześnie, możesz to zrobić inaczej. Zresztą kto wie, jak ten biznes będzie wyglądał za dwa lata. 

Jak więc masz już zakres do zrobienia, jakieś minimum, jakie się da, i nie wymyślałeś, to go zrób, a w kolejnym kroku, jak ten system zacznie na siebie zarabia po trzech-czterech miesiącach, to wtedy zacznij robić shouldy, czyli te rzeczy, które prawdopodobnie cię pchną do przodu, ale nie masz co do tego pewności. Robisz to już z zysków na tym projekcie i to jest kolejna rzecz, którą ludzie nie do końca dobrze rozumieją, bo wszystkim klientom się wydaje, że czego nie powiesz na projekcie wdrożeniowym na start, to już tego potem nie będziesz mieć, bo takie mają doświadczenia ze swoimi partnerami. Natomiast dzisiaj ci partnerzy (celowo mówię „partnerzy”, a nie „dostawcy WMS-a”), tylko jakby nastawiają się z tobą na tę współpracę na lata. Te rzeczy, które robisz już z pierwszych zysków, później idą trochę łatwiej. Łatwiej na to znaleźć budżet. 

Tak ten model powinien wyglądać, natomiast wcześniej oczywiście integracja z ERP, e-Commerce, spedytorami, testy, znalezienie takiego okienka tygodniowego, że możesz na tydzień zatrzymać sprzedaż, bo prawdopodobnie ją na tydzień zatrzymasz. Jak już to zrobisz, to potem musisz mieć na tyle sezon ogórkowy, żebyś ją w ciągu tygodnia nadgonił, bo nagle będziesz miał po uruchomieniu dwutygodniową sprzedaż do zrobienia w jeden tydzień. Wyobraź sobie, że ten WMS daje sobie z tym radę. On tak naprawdę po tych dwóch tygodniach hula.

Mam dwa dodatkowe pytania do tego, co powiedziałeś. Mówiłeś o tym, że połowa budżetu to jest software, a druga to hardware. Moglibyśmy sobie zinwentaryzować, co masz na myśli, mówiąc „hardware”, żeby właściciel mógł się przygotować mentalnie, jakie graty mu dojdą mu do magazynu?

Jeżeli nie bierzemy serwera, to trzeba doliczyć chmurę, bo trzeba doliczyć jakieś rozwiązania cloudowe, gdzieś ten serwer WMS-owy musi stać – to jest pierwsza rzecz. Druga rzecz — stanowiska do pakowania. To są z reguły PC-ty albo jakieś proste stacje robocze z ekranem. Nie idźcie w ekrany dotykowe, bo szkoda pieniędzy, natomiast są tam na pewno do zrobienia porządne czytniki kodów kreskowych pod Bluetooth, drukarki kodów kreskowych do drukowania etykiet spedycyjnych i drukarki zwykłe do robienia WZ-ek. No i najważniejsze serce WMS, czyli urządzenia mobilne. Różnie to nazywają — handheld, teraz już naprawdę są i telefony, ludzie chodzą z telefonami na Androidzie, ale dalej potrzebujesz jakichś urządzeń mobilnych. To jest najdroższa część tych inwestycji w zależności od ilości magazynierów.

No i sieć na magazynie, którą trzeba położyć — taka, żeby na pełnym magazynie był zasięg, bo też ludzie często robią błąd, że: „A, położę sobie sam, bo mój informatyk się na tym zna”. Idą w pusty magazyn, kładą sieć, potem wkładają tam towar i nagle się okazuje, że nic nie działa, bo nie ma zasięgu. To musi być fajnie, naprawdę porządnie zrobiona sieć, i to też kosztuje. Elementem hardware’u jest też oznakowanie regału, czyli taka rzecz, którą trzeba zrobić. W zasadzie to prawie komplet, bo jeszcze jest… To już taki może nie hardware, software, ale takie organizacyjne rzeczy, jak przygotowanie sobie wózków do pickingu i tym podobne.

Mówiłeś, że modelowo ten proces jest dość łatwy. Gdy rozmawialiśmy o kosztach, na samym początku mówiłeś, że robiłeś wdrożenia od małych do takich na kilka milionów. Zastanawia mnie, czy w ogóle możesz wskazać taki jeden killer feature, który powoduje, że to może kosztować tyle kasy w tak długim czasie. Co tam się naprawdę zmienia i jak wzrost biznesu wpływa na to, że ten WMS się rozwija, że to ponosi i ciągnie za sobą takie koszty?

Twój biznes się zmienia i to generuje koszty. Jasne, że jest jakiś poziom, że tak powiem, jak rośniesz, rośniesz i to można ogarnąć dalej bez zmian w konfiguracji na WMS. I to, że dołożysz sobie regały, sektory czy tam jakąś antresolę i koszty są niewielkie. Prędzej czy później, jak już tak mocno się rozwijasz, to dochodzi ci druga hala do tego samego, co masz, więc albo ci dojdzie automatyka, chociażby transportowa, czyli jakieś przenośniki, taśmy i tak dalej, gdzie ta zmiana WMS-a jest później niewielka względem kosztów tej automatyki. 

Natomiast to, co jest najgorszym killer feature, jak to nazwałeś, to jest wieczny niedostatek lokacji poborowych. Najgorsze i najdroższe rozwiązania są takie, kiedy masz maksymalnie, załóżmy, 3 000 lokacji i miejsc poborowych, a 15 000 indeksów w obrocie. One są na przykład sezonowe. Tutaj te rozwiązania są trochę bardziej skomplikowane, czyli trochę więcej logiki biznesowej w tym jest, trochę więcej predykcji, co się będzie sprzedawać, a co nie, co już można wstawiać na górę, i ten system zarządzania tą pracą, żeby ta praca pickerów znowu była jak najszybsza, jest bardziej skomplikowana i trzeba będzie go trochę dostosowywać do bieżących sytuacji u klienta. 

Czyli najgorsze jest, że tak powiem, zarządzanie dużą ilością towaru na bardzo małej ilości miejsc poborowych. To jest taki killer feature. Jak mówimy o automatyce, to nie jest killer feature dla WMS, bo jego koszt przy automatyce jest pikusiem.

A co powiesz o wyborze samej firmy wdrożeniowej? Czy są jakieś reguły, którymi warto się kierować, poza oczywiście samym narzędziem?

Jasne, że tak. To jak z każdym partnerem — jak wybierasz żonę, to też nie podejmujesz decyzji w 5 minut, tylko trochę z nią pomieszkasz. Jest więc tak, że to jest dalej partner na 10 lat, musisz otworzyć sobie w głowie, że wdrożenie to nie jest koniec. Często ludzie tak myślą: „A, wdrożę, zapomnę o WMS i cześć”. Zdarzają się sytuacje, że projekty wdrożeniowe z WMS skończą się tak, że zaglądasz po pięciu latach, co się dzieje pod maską. Ale to są takie wdrożenia, gdzie klient jest mniej więcej w podobnym punkcie za te 5 lat. 

Natomiast jak masz plan wdrożenia WMS-a, bo chcesz się mocno rozwijać, to przede wszystkim zobacz, czy twój partner ma serwis i jak on wygląda. Nie idź na wizytę referencyjną do klienta, który wdrożył go miesiąc temu czy dwa, bo wtedy jest jeszcze pięknie i kolorowo, bo jest jeszcze budżet na tym kliencie z wdrożenia, jest wszystko cacy i klient jest dopieszczony. Pojedź do klienta, który działa w tym WMS-ie 4 lata i zapytaj, czy dzisiaj, jak masz case, to jak reaguje, jak działa, czy sprawnie, czy konsultanci są dostępni, czy wszyscy są na wdrożeniach i w rozjazdach. To jest chyba zresztą jak przy każdym projekcie IT, tak mi się wydaje — czy to będzie ERP, czy WMS. E-Commerce też — mam takie poczucie, że to jest projekt na X lat, czyli 5, 6, 10, mimo że e-Commerce trochę krócej żyje. Ty się lepiej na tym znasz, natomiast dalej wybierasz partnera na lata i musisz zobaczyć, jak ten serwis funkcjonuje i czy ci klienci, którzy są z nim 5 lat, nie żałują tego wyboru.

Na koniec, gdybyśmy tak mogli może trochę wybiec w przyszłość, chociaż mam wrażenie, że to już bardziej stan zastany niż przyszłość – sztuczna inteligencja. Jak bardzo dużą zmianą może być wdrożenie sztucznej inteligencji na magazynie? Jakie są obszary, gdzie rzeczywiście warto o tym myśleć i jak to może się przełożyć na przykład na skalowanie biznesu?

To jest generalnie problem z tym marketingowym pojęciem: „sztuczna inteligencja”, bo na dziś to nie jest nic innego, jak marketingowe pojęcie. Dzisiaj te wszystkie nowości pod tytułem „ChatGPT” i jakieś inne rzeczy, to tak naprawdę są algorytmy rozpoznawania mowy, obrazów, takich rzeczy, natomiast to ze sztuczną inteligencją jeszcze ma niewiele wspólnego. Jeżeli chodzi o WMS — czy coś się zmieni? Marketingowo na pewno się zmieni, czyli rzeczy, które do tej pory WMS-y realizowały przez 20 z górą lat, czyli optymalizacja ścieżek na magazynie, optymalizacja pracy ludzi, wybory magazyniera, który teraz będzie najlepszy do tego, żeby zrobić to zlecenie, teraz będzie marketingowo mówione, że to są sztuczne inteligencje. 

O ile kryje się za tym może jakiś algorytm oparty na sieciach neuronowych — można, tylko WMS-y i tak robiły to wcześniej. Ilość danych, którymi trzeba karmić sztuczną inteligencję, jest tak wielka, że aby ona podjęła dobre decyzje, w większości firm się te dane nie uzbierają. Nie możemy wyeksportować danych twojej firmy do chmury, żeby tam to się połączyło z 50 000 danych innych firm, żeby na tej podstawie podejmować decyzje, a tyle tych danych trzeba byłoby mieć, żeby te decyzje były statystycznie dobre. 

Zmieni się więc marketingowo, natomiast WMS od strony tego, że zyskają jakąś nową, superfajną funkcjonalność. Będą dalej robić to samo, tylko inaczej się będzie nazywać. Może nawet zamiast algorytmów konstrukcyjnych będą algorytmy oparte o sieci neuronowe. Zdanie mam może trochę brutalne, natomiast dalej uważam, że to jest marketing.

Wojtku, biorąc pod uwagę te twoje kilkanaście lat doświadczeń, jakie są takie twoje ulubione błędy, z którymi się spotykasz podczas wdrożeń WMS? Takie, wiesz, które opowiedziałbyś przy ognisku?

Które opowiedziałbym przy ognisku? No to ulubionym jest taki, że przychodzą ludzie naprawdę zupełnie nieprzygotowani, to znaczy fajnie, chcą mieć WMS, ale po co? „No bo mój sąsiad ma firmę i on ma. No i super, jest zadowolony, ja też chcę WMS” – czyli przychodzą ludzie w ogóle nieprzygotowani do tego, jak tego WMS-a wdrożyć. Powiedziałem, że to jest proste wdrożenie? Tak, to jest prosty projekt, proste wdrożenie, ale jak się wie, po co on jest, czyli czego od niego oczekujesz. To jest zawsze pierwszy błąd, że klienci nie wiedzą, po co ten system jest. 

Drugi błąd, najczęstszy, ale nie ulubiony, czyli mogę powiedzieć, że najbardziej znienawidzony (z drugiej mańki), to jest błąd taki, że ludzie są w ogóle niezaangażowani w projekt. Właściciel w ogóle ukrywa cele projektu przed załogą w firmie i ci ludzie w związku z tym, że nie wiedzą, po co jest ten WMS, mają swoje domysły. Z reguły pierwszym domysłem kadry na magazynie jest to, że: „Będzie teraz widział wszystko jak na dłoni. Będzie nas kontrolował. Będzie nami zarządzał z ekranu. Tak naprawdę będzie nas zwalniał, jak tylko coś nie piknie”. Ci ludzie więc stawiają potem opór na projekcie wdrożeniowym. Doszło pewnego razu do takiej sytuacji, że miałem pierwszy dzień uruchomienia, a magazynierzy zamiast 1000 zamówień, które naszykowaliby normalnie bez WMS, naszykowali 300, bo „system jest do bani, jest be w ogóle, w ogóle czego tu szukacie?”. Drugi dzień — to samo. Poszedłem do tego właściciela i mówię: „Słuchaj, jest taki case, bo oni w ogóle…”. „A, bo wiesz co? Oni dopiero tydzień temu się dowiedzieli, że ten WMS jest, nie?”. 

To, co zrobiliśmy potem, to usiadłem ja z właścicielem, zabrałem im handheldy, wzięliśmy cztery osoby z działu sprzedaży, które magazyn widziały pierwszy raz w życiu, naszykowaliśmy w ten dzień 2 000 zamówień — tylko my w szóstkę. Magazynierzy momentalnie na drugi dzień poszli, bo już wiedzieli, że ten system nie jest po to, żeby ich wszystkich powywalać, tylko po to, żeby zwiększyć sprzedaż. Ktoś im w ogóle o tym powiedział. Nieangażowanie ludzi to chyba najczęstszy, kluczowy i najbardziej przeze mnie znienawidzony błąd. 

Kolejny to chyba to, że klienci bardzo by chcieli napisać sami sobie WMS-a. Przychodzę do nich jako konsultant, jakieś doświadczenie mam. Każdy konsultant całe życie się uczy i uważam, że to, co było 5 lat temu, to jeszcze było, a to, co było wcześniej, tego już nie ma, czyli to 5-letnie doświadczenie wstecz jakieś jest. Ale przychodzę i każdy klient by chciał tego WMS-a napisać tak, jak on by chciał napisać. To jest kolejny błąd, gdzie odpal standard. Zobacz, co masz. Feature’y i śmigiełka będziemy dorabiać potem. Klienci nie potrafią się pogodzić z tym, że ktoś może wie trochę lepiej, jak zorganizować magazyn. Traktują to bardzo osobiście, że przychodzą jakieś młode łebki i wiedzą, jak mają lepiej firmę prowadzić. No nie, właśnie nie firmę, tylko magazyn. To jest rzecz, z którą nikt się nie potrafi dzisiaj pogodzić, przynajmniej na razie w Polsce. To jest też wielki błąd.

Czy w temacie naszej rozmowy są jakieś źródła wiedzy, które ty byś szczególnie polecił słuchaczom, żeby sobie pogłębili wiedzę na temat WMS-a?

Internet — tylko i wyłącznie. Żadnych książek do tego nie ma, bo jak zaczniesz pisać książkę, to w 2 lata ją napiszesz, a przeczyta ją 10 osób. Może przesadziłem – 30, może 50. To po co pisać taką książkę? Ja tę wiedzę czerpię z blogów firm, które te WMS-y wdrażają. Tylko ja ją odsiewam, bo każda z firm dzieli się oczywiście najbardziej pokaźnymi projektami, takimi najbardziej efektami WOW, czyli wiesz, te gogle VR, sztuczna inteligencja zaangażowana w wyliczanie ścieżek, automatyka, shuttle i tak dalej. I tam jest ta wiedza, jak to robić. Natomiast z tego raczej trzeba wyłuskać, czego potrzebuje 99% naszych klientów, czyli właśnie te proste rzeczy typu multipicking, jak podzielić pracę na magazynie między sektorami i tak dalej. Trzeba blogi czytać tak, żeby się nie przestraszyć. Trzeba sobie włączyć ten filtr, bo każdy się chwali tymi super WOW tematami, a te proste rzeczy już są pomijane. Trzeba więc zacząć od prostych rzeczy, które też tam są opisane. 

Natomiast najprościej, jakbym miał powiedzieć, jak byś miał zacząć WMS — zaproś po prostu jedną z firm na warsztaty. Zapłacisz może za 2-3 dni tej wiedzy i będzie cię to kosztować dużo mniej niż jej zdobywanie. Każda z firm to zrobi, przeprowadzi z tobą te warsztaty. Będziesz tak pewien korzyści, jakie odniesiesz, że i tak zrobisz z tego projekt.

Wojtku, na koniec pytanie natury czysto inspiracyjnej — takie, które zadaję wszystkim gościom. Gdybyś miał naszych słuchaczy zostawić z taką jedną myślą, apelem, hasłem — taką jedną rzeczą, którą chciałbyś, żeby każdy zapamiętał po tej rozmowie, to co by to było?

Jeżeli miałbym dać jedną radę czy inspirację dla ludzi, którzy mają e-Commerce, to zróbcie porządek na magazynie, zanim odpalicie super e-Commerce. Nie ma nic gorszego niż rozczarowanie klienta fantastycznie, pięknie działającą i wyglądającą witryną, jak nie dostanie jutro towaru. To jest chyba taka myśl, którą chciałbym wam zostawić, bo nie sztuka zrobić potem super… Znaczy, już dobra, może: sztuka zrobić super e-Commerce, ale potem go dusić, żeby magazyn był to w stanie naszykować, to jest dramat.

Super, dziękuję za twoją wiedzę, dzięki za naszą rozmowę. Trzymaj się i do usłyszenia następnym razem.

Dzięki.