038 – Co składa się na koszt wdrożenia sklepu internetowego?

Nie ma prostej odpowiedzi na pytanie „ile kosztuje sklep internetowy?”.

Sądząc po długości odcinka, nie ma też prostej odpowiedzi na pytanie „od czego ten koszt zależy”. Ale jest to na pewno lepiej postawione pytanie, bo taka wiedza pomoże Ci lepiej przygotować brief, a później oceniać przesłane wyceny pod kątem ryzyka, że przedstawione budżety nie są wywróżone z fusów.

A może okaże się, że jednak wcale nie jesteś gotowy do wdrożenia e-Commerce? Posłuchaj odcinka i lepiej kontroluj wydawane pieniądze.

Listen to „038-co-sklada-sie-na-koszt-wdrozenia-sklepu-internetowego” on Spreaker.

Dodatkowe materiały

Jeśli zainteresowała Cię wiedza z tego odcinka, warto też przesłuchać:

  1. Odcinek „004 – Jaki sklep internetowy wybrać?”, w którym podpowiadam, jak dobrze przygotować się do wyboru technologii dla Twojego nowego e-Commerce
    https://marekkich.pl/sztuka-ecommerce/004-jaki-sklep-internetowy-wybrac/
  2. Odcinek „005 – Jak napisać dobry brief?”, dzięki któremu dowiesz się, jak napisać brief, który później ustrzeże Cię od problemów wdrożeniowych
    https://marekkich.pl/sztuka-ecommerce/005-jak-napisac-dobry-brief/
  3. Odcinek „016 – Zanim zatrudnisz agencję e-Commerce”, w którym omawiam najważniejsze zagadnienia związane z wyborem agencji e-Commerce
    https://marekkich.pl/sztuka-ecommerce/016-zanim-zatrudnisz-agencje-e-commerce/

Transkrypcja odcinka

W branży IT funkcjonuje takie powiedzenie, że wdrożenie aplikacji kosztuje tyle, co samochód. Kryje się za tym fakt, że samochody potrafią pochłonąć właściwie każdy budżet, od kilku tysięcy złotych za używane i już pełnoletnie auto, do grubych milionów za najwyższą możliwą półkę. Zanim nie określisz wystraczająco precyzyjnie tego, w który samochód celujesz, trudno mówić o jakichkolwiek konkretnych kwotach.

Swoją drogą nie do końca zgadzam się z tak opisaną analogią. Jeśli dojedziesz ze mną do końca tego odcinka, to na pewno dowiesz się czemu i mam nadzieję, że podzielisz moje przemyślenia.

No ale generalnie idea jest taka, że z tworzeniem oprogramowania (w tym sklepu internetowego) jest tak samo, jak z tym przytoczonym samochodem. To znaczy, zanim nie wyspecyfikujesz porządnie Twoich potrzeb, to trudno mówić o kwotach w sposób inny, niż wróżenie ich z fusów, albo poprzez odnoszenie się do kosztów podobnych realizacji. Chociaż prawdę mówiąc, w ogólnym przypadku te dwie metody na tym etapie są bardzo do siebie zbliżone efektami. Czyli nie mają zbyt wielkiego kontaktu z rzeczywistością.

Dlatego właśnie dzisiejszy odcinek nie ma tytułu „Ile kosztuje sklep internetowy?”, bo odpowiedzi na tak postawione pytanie bez poznania szerszego kontekstu po prostu nie ma. No, chyba że lubisz widełki od kilku tysięcy do kilku milionów złotych, ale to raczej wiedza z kategorii bezużyteczne. Ja swoim klientom daję nawet często taką radę, że jeśli na naprawdę obiektywnie szczątkowe informacje typu parę stron briefu na krzyż dla zaawansowanej platformy sprzedażowej, jakakolwiek firma podaje jakieś konkretne kwoty i przy okazji mówi o tym z dużą dawką przekonania, to dziesięć razy bym się zastanowił, zanim bym takiej firmie zostawił takie pieniądze.

Nie będzie więc w tym odcinku o tym, ile dokładnie kosztuje sklep internetowy.

Będzie za to, co się na ten koszt końcowy składa. Dzięki temu będziesz mógł już na etapie pisania briefu poruszać się w taki sposób, żeby nie okazało się, że taki brief jest niewdrażalny z punktu widzenia Twojego budżetu.

Dam Ci na start taki najprostszy przykład. Jeśli masz budżet 50 tysięcy złotych, a potrzebujesz zaawansowanego sklepu internetowego w branży B2B, z dedykowanym projektem graficznym pod klucz i integracją z systemem ERP, to nie chcę Cię martwić, ale mówiąc dyplomatycznie – może być problem. No, ale jeżeli dopiero zaczynasz sprzedaż i masz w miarę nieskomplikowane wymagania? Bez żadnego problemu, a jeszcze nawet starczy na trochę działań marketingowych.

Dlaczego akurat tak?

Przygotowanie do wdrożenia sklepu internetowego – koncepcja

Bo w pierwszym przypadku czeka Cię kupę pracy, a efekt będzie zbliżony do dedykowanego systemu, a w drugim wystarczy prosty sklep internetowy, nawet w abonamencie i jakieś drobne customizacje. No, chyba że zaczniesz w tym drugim przypadku przeginać z wyglądem, bo wtedy znowu zacznie puchnąć koszt prac graficznych, a później zaadaptowanie projektów do działającego sklepu.

No ale po kolei. Na koszt wdrożenia sklepu internetowego składa się 6 podstawowych filarów. Te filary go analityka oraz kreacja, które na potrzeby odcinka nazwę roboczo częścią koncepcyjną, oraz konfiguracja, customizacja, integracje i migracje danych, czyli część, której efektem jest fizyczne wdrożenie Twojego sklepu.

Zwróć uwagę, że mówię o częściach i filarach, a nie etapach – i robię to celowo. Nie chcę, żebyś pomyślał, że koniecznie coś musi następować po czymś, bo wiele będzie tutaj zależało od przyjętego modelu pracy. Jeszcze do tej kwestii na pewno dzisiaj wrócę, a o agile kontra waterfall pojawi się niebawem osobny odcinek, bo temat jest dość szeroki i przy okazji ważny, bo często się przewija na rynku.

Mamy więc 6 filarów, to teraz trochę o każdym z nich.

Prace analityczne

Pierwszy filar, czyli analityka, ma na celu w dużym skrócie przeniesienie tego, co potrzebuje biznes – do postaci, która jest wdrażalna. A mówiąc prościej, efektem analityki są konkretne prace do wykonania dla działu technicznego, które są opisane w taki sposób, żeby można było je odebrać później po wykonaniu prac w sposób obiektywny i zerojedynkowy.

W obszarze analitycznym dla sklepu internetowego dzieją się takie rzeczy, jak:

  • wspólne warsztaty,
  • pogłębianie potrzeb biznesowych,
  • projektowanie architektury systemu,
  • opisywanie zakresu prac,
  • opisywanie kierunku wymiany danych w integracji

i tak dalej i tak dalej, a na końcu właściwe rozpisanie prac dla zespołu wdrożeniowego i opracowanie harmonogramu wdrożenia + ewentualne wyceny poszczególnych prac lub całych etapów.

Można powiedzieć, że analityka to jest taki etap, w którym zastępujemy brief (lub jakąkolwiek inną dokumentację, którą wytworzyłeś) wspólnie wypracowaną koncepcją wdrożenia, dzięki czemu wszyscy (łącznie z działem technicznym) wiedzą, co jest tak naprawdę do zrobienia, a Ty masz pewność, że tak przygotowany plan spełnia Twoje potrzeby biznesowe.

Długość takiej analityki (a co za tym idzie koszt) zależy w głównej mierze od tego, z czym, mówiąc kolokwialnie, przychodzisz do agencji. To znaczy, analitykę wydłuża stopień skomplikowania sklepu internetowego (szczególnie w odniesieniu do proponowanej technologii), a skraca ilość informacji, które wniosłeś do rozmów.

Zwróć uwagę, że mówię tutaj o różnicy pomiędzy tym, czego potrzebujesz, a tym, co oferuje technologia. To znaczy, wyobraź sobie dwie sytuacje. W pierwszej chcesz wdrożyć Shopify i Twoje potrzeby z grubsza pokrywają się z tym, co potrafi Shopify. W drugiej sytuacji chcesz wdrożyć Magento i Twoje potrzeby z grubsza pokrywają się z tym, co potrafi Magento. W obydwu tych przypadkach, mimo że są to systemy z różnych półek, analityka zajmie z grubsza podobne zasoby czasowe. Bo nie ma de facto o czym rozmawiać, może poza konfiguracją systemu. W takim wypadku mówimy o kilku dniach pracy.

Jeśli te różnice są duże, to znaczy technologia będzie mocno wymagała customizacji, bo biznes wymaga więcej, niż potrafi technologia, to proces może przerodzić się w grube miesiące.

Podobnie zresztą będzie z tym, ile odrobiłeś pracy domowej. Zasadniczo im lepsze dokumenty wsadowe, tym mniej będzie wymagało pracy opracowanie planu wdrożenia. Na pewno warto się przyłożyć do opracowania briefu, bo poza tym, że skróci się dzięki temu analiza, to jeszcze na etapie wstępnych wycen, te będą po prostu lepsze. Tutaj najbardziej czasochłonny wariant wystąpi wtedy, gdy Twój brief to na przykład „chcemy mieć sklep jak firma X”, albo jesteś na etapie „a może przy okazji wdrożenia sklepu zmienimy sobie system ERP”. Wtedy w ogóle rekomenduję nie myśleć o jakichkolwiek kosztorysach i analizach, tylko zrobić krok wstecz i skupić się na opracowaniu odpowiednich dokumentów, popatrzeć na swój biznes, być może zatrudnić konsultanta, który to wszystko poukłada, żeby mieć jakikolwiek sensowny punkt zaczepienia.

Prace graficzne

Drugi generator kosztów w projekcie jest związany z zaprojektowaniem wyglądu takiego sklepu. Tu najczęściej będziesz postawiony przed jedną z dwóch możliwości.

Pierwsza to wykonanie interfejsu od zera i pod klucz. Standardowo w sklepie tych widoków trochę jest, bo takie sensowne minimum to:

  • strona główna,
  • lista produktów,
  • karta produktu,
  • koszyk,
  • cały proces zakupowy,
  • konto klienta,
  • szablony wiadomości e-mail,
  • jakiś design system, chociażby do zaprojektowania stron statycznych.

Do tej listy mogą dojść dodatkowe widoki, na przykład strony programu lojalnościowego czy jakieś zaawansowane konfiguratory produktowe, bardziej rozbudowany panel klienta o dokumenty, historie rozliczeń, oferty dla klienta i tak dalej.

To wszystko trzeba teraz pomnożyć co najmniej razy dwa, bo osobno robi się projekty dla desktopów, a osobno dla urządzeń mobilnych.

W tym modelu trzeba raczej myśleć o terminach w kategorii miesięcy. Warto też, żebyś wiedział, że skoro mówimy o terminach, to najczęściej czas netto prac graficznych będzie obłożony dodatkowym czasem na akceptację widoków, poprawki, debaty wewnątrz firmy i tak dalej. Tutaj potrafi się dziać naprawdę bardzo dużo, szczególnie gdy 15 różnych działów w firmie chce mieć wpływ na to, jak ten sklep będzie wyglądał. Więc pomijając nawet pieniądze, to jeśli Ci się spieszy, to ten etap jest bardzo kosztowny czasowo i na to też trzeba się przygotować.

Druga możliwość pomoże Ci zaoszczędzić czas i budżet w taki sposób, że po prostu nie będziesz zaczynać od zera.

Większość technologii przychodzi z jakimiś gotowymi szablonami. To gotowe paczki z wyglądem sklepu, które można kupić za kilkadziesiąt lub kilkaset dolarów, zainstalować i mieć przyzwoicie wyglądający e-Commerce. W tym modelu możesz skupić prace graficzne tylko w obszarze różnic pomiędzy szablonem a Twoimi oczekiwaniami i samych braków wynikających z dodatkowych funkcji.

Czyli na przykład możesz zdecydować się na jakiś szablon i wymienić w nim kolorystykę, fonty i wygląd strony głównej, a resztę zostawić. Dzięki temu odpada sporo pracy koncepcyjnej, a przecież trzeba też pamiętać, że indywidualne widoki = indywidualne wdrożenie widoków, co też wiąże się później z ekstra kosztami.

To podejście nie zawsze się sprawdzi. Jeśli nie uda Ci się znaleźć odpowiedniego szablonu, to znaczy takiego szablonu, który będzie odpowiednio blisko Twoich oczekiwań, to może się okazać, że pracy przy zmianach jest tak dużo, że w sumie to może trzeba było zacząć od nowa, albo od standardowego szablonu w wybranej technologii. Poza tym warto, żebyś pamiętał, że każdy szablon (a za chwilę powiem to samo o modułach) to jest ostatecznie cudzy kod, więc z jakością może być różnie i warto wiedzieć, co się wybiera.

Może okazać się, że wybranie jakiegoś szablonu, który jest wątpliwy technicznie i wykonanie w nim bardzo dużej ilości zmian będzie bardziej kosztowne, niż zrobienie tego po prostu od zera, albo bardziej męczące z w długiej perspektywie, bo będzie się wiązało z przyrostem długu technologicznego.

Brief i wygląd sklepu internetowego, a zmiany w wycenie

To nam tę część koncepcyjną.

Może więc w kilku słowach podsumowania – część koncepcyjna jest bardzo ważna dlatego, że pokazuje, jak sklep ma wyglądać i precyzyjnie opisuje, jak powinien działać. Koszt, z którym ta część będzie się wiązała, przede wszystkim jest związany z tym, ile pracy wykonasz po swojej stronie, zanim zabierzesz się za wdrożenie i w jaki sposób podejdziesz do realizacji interfejsu.

Zanim pójdziemy dalej, to tu warto się na chwilę zatrzymać i wprowadzić trochę dygresji. Długich dygresji.

I może najpierw technologia. Jeśli zabierasz się za tak głęboką analitykę Twojego sklepu internetowego, to w tym momencie rekomendowałbym, żebyś był już po wyborze technologii. Albo przynajmniej dobrze zaplanował moment, w którym ta technologia zostanie wybrana. Przyczyna myślę, że jest prosta – projektując układ poszczególnych elementów interfejsu czy wymyślając, jak sklep ma działać, warto wiedzieć, jak domyślnie działa technologia, która zostanie użyta do wdrożenia. Jeśli zaprojektujesz coś całkowicie oderwanego od technologii, to wszystko się na Tobie zemści podczas wdrożenia, bo jest duże ryzyko, że wszystko będzie trzeba przeorać, a nie musi to być wcale konieczne.

Takim standardowym przykładem jest proces zakupowy.

Sposobów realizacji checkoutu jest całe mnóstwo. Checkout może być na jednej stronie albo wielokrokowy. Tych kroków też może być różna liczba i każdy krok może odpowiadać za coś innego. Może być najpierw krok na dostawę, a potem na płatność, może być odwrotnie, a może fajnie mieć dostawę i płatność na jednym kroku. Przykłady się mnożą.

Ale każdy sklep internetowy (czy technologia) ma jakiś tam swój proces. I o ile z badań nie wyjdzie Ci, że ten, który akurat zaprojektowałeś, jest idealny dla Twojej grupy docelowej, to być może ten domyślny (lub jego delikatna modyfikacja) też będzie zupełnie ok i nie ma sensu przepalać pieniędzy na zmianę. To de facto dotyczy każdego kawałka sklepu, więc robienie analityki (czy całej części koncepcyjnej) w oderwaniu od tego, na co się zdecydowałeś, może Ci przysporzyć sporych problemów budżetowych na etapie wdrożenia.

No i skoro o budżecie mowa, to czas na drugą dygresję.

Część koncepcyjna projektu, poza tym, że daje odpowiedź na to, jak ma wyglądać sklep, jak ma działać, z czym ma być połączony i tak dalej, daje też dużo lepsze oszacowania prac. No bo wiadomo, na początku był sobie jakiś brief, ale na analityce najczęściej wyjdą jakieś nowe szczegóły, projekt graficzny może okazać się super skomplikowaną wizją artystyczną, mogą też dojść jakieś w ogóle nowe elementy do wdrożenia i pewnie jeszcze parę innych rzeczy po drodze.

I tu pojawia się zgrzyt.

Może nawet nie tyle zgrzyt, co błąd, który z mojej obserwacji popełnia bardzo dużo firm, z którymi miałem okazję współpracować, czy nawet rozmawiać. Co prawda nie jest to ściśle związane z odcinkiem, ale i tak myślę, że warto o tym powiedzieć. Ja zawsze mówię, że nie ma briefu, którego się nie da wycenić, tylko nie każdy jest sens wyceniać, bo do pewnego poziomu szczegółowości to będzie bardziej strzelanie niż rzetelne opracowanie kosztorysu. Ale jeśli chcesz rzeczywiście zabezpieczyć jakiś konkretny budżet, to prosty brief w większości przypadków, poza nieskomplikowanymi wdrożeniami, po prostu nie wystarczy, żeby ten budżet odpowiednio przybliżyć. Potrzebna jest najczęściej skrupulatna praca analityczna i zaangażowanie designerów, żeby wypracować faktyczny obraz sklepu.

Oczywiście budżet zawsze jest pewnym ograniczeniem, a myślę, że nawet dość istotnym, bo ROI to nie są żarty, więc można próbować tak prowadzić analitykę, żeby się w tym ograniczeniu zmieścić, ale nie zawsze będzie to możliwe, często z zupełnie obiektywnych przyczyn, bo na przykład wyjdzie jakiś szczegół w procesie biznesowym, który koniecznie trzeba będzie odzwierciedlić, wpływa to na koszt sklepu, a po prostu nie zostało to wcześniej opisane, czy omówione w wystarczająco szczegółowy sposób na etapie wyceny, więc siłą rzeczy ta wycena się po prostu będzie musiała skorygować.

I to jest według mnie jeden z najważniejszych powodów tego, że wdrożenia e-Commerce (czy też nawet ogólnie wdrożenia) mogą kończyć się poważną katastrofą budżetową. Mówiłem o tym trochę przy okazji wyboru agencji w 16 odcinku. Mając brief i odpowiedź firmy wdrożeniowej w postaci wyceny, dobrze byłoby, żebyś wiedział przynajmniej orientacyjnie, gdzie są ryzyka w projekcie, które mogą wiązać się z dodatkowymi pieniędzmi. Dlatego właśnie mówiłem, że czasami trzeba zrobić krok wstecz, bo może się okazać, że jest tak dużo niewiadomych, że w ogóle nie powinno się jeszcze rozmawiać o wdrożeniu, jeżeli chcesz ograniczyć to wdrożenie jakimś sensownym budżetem.

Niestety z tą świadomością bywa różnie.

A musisz pamiętać, że nawet jeśli uprzesz się na realizację projektu w modelu fix price, to znaczy w oparciu o konkretny kontrakt z budżetem i zakresem w załączniku, to zbyt prosty brief, który wrzucisz do tego załącznika, będzie dziurawy jak durszlak i na dobrą sprawę to złudzenie kontroli budżetowej rozbije się na pierwszym możliwym zakręcie w projekcie. No albo projekt straci znacząco na jakości, albo będziesz musiał zacząć dopłacać (a nie zawsze będzie z czego).

I niestety inaczej nie będzie.

To też pokazuje, jakim zaufaniem trzeba obdarzyć firmę, której powierza się zwinne wdrożenie. Wtedy nie ma takiego wydzielonego etapu przed rozpoczęciem prac wdrożeniowych i trzeba wierzyć, że ta firma działa w Twoim najlepszym interesie i nie powie Ci w 90% budżetu, że w sumie to dopiero 50% zakresu i trochę mamy problem. Więc albo zaufanie, albo dość duży poziom kontroli.

Jeśli jest jedna rzecz, którą chciałbym, żebyś zapamiętał, to właśnie ta dygresja nie do końca związana z tym odcinkiem. Prace koncepcyjne praktycznie każdorazowo będą wpływały na koszt sklepu, bo wtedy właśnie wychodzą szczegóły. I to jest zupełnie naturalna rzecz. Dojdą jakieś nowe rzeczy, pojawi się przy okazji obraz sklepu. Wpływ tej części koncepcyjnej na budżet będzie tym większy, im mniej szczegółowy wkład wniesiesz przed startem projektu. Więc jeśli budżet rzeczywiście jest dużym ograniczeniem, to warto o tym mówić głośno i usunąć najbardziej ryzykowne zmienne jeszcze przed rozpoczęciem prac.

W przeciwnym wypadku ryzykujesz tym, że się później zdziwisz.

Właściwe prace wdrożeniowe w e-Commerce

To była spora dygresja, no ale naprawdę ważna. Niejednokrotnie widziałem, jak w procesie sprzedażowym wycena była traktowana jako wyrocznia, a na dobrą sprawę nie powinna, bo brief nie odpowiadał na wszystkie pytania, no i nie było grafik, a naprawdę te projekty graficzne mogą znacząco wpłynąć na to, jak będzie kształtował się ostateczny koszt sklepu.

I żeby nie było, absolutnie nie jestem fanem wydzielania analityki jako osobnego etapu, bo mówienie o rzeczach, które będą do wdrożenia na przykład za 9 miesięcy, to też nie jest najlepsza strategia. Pamiętaj, żeby szukać tego złotego środka pomiędzy szczegółowością opisanych prac i precyzyjnością wyceny a sensem opisywania tych prac na zapas.

Możemy przejść takim razie do drugiej części, czyli do części wdrożeniowej. Zostaje nam jeszcze konfiguracja sklepu, customizacja, integracje i migracje danych.

Konfiguracja sklepu internetowego

O konfiguracji nie ma się co specjalnie rozwodzić. Tutaj dzieją się wszystkie rzeczy związane między innymi z instalacją środowisk, instancji testowych i deweloperskich, jakichś dodatkowych usług typu zewnętrzny silnik wyszukiwarki czy serwery kolejkowe na potrzeby integracji i tak dalej. Do tego dochodzą wszelkiego rodzaju automatyzacje pracy działu technicznego, monitoring środowisk, backupy, zbieranie logów. Ogólnie rzecz biorąc technikalia, które w dużej mierze będą zależały od standardu, jaki przyjęła sobie firma, no i rozmiaru projektu, bo nie każdy projekt będzie wymagał tych wszystkich rzeczy na środowiskach produkcyjnych i testowych.

Trochę innej infrastruktury będzie wymagał prosty sklep z zerowym ruchem na start, a innej będzie wymagał sklep, który po zmigrowaniu ze starego oprogramowania będzie musiał przyjąć ruch na poziomie setek tysięcy użytkowników miesięcznie. Tu oczywiście przewagę mają rozwiązania abonamentowe w chmurze, bo tam to zagadnienie nie występuje w ogóle, więc nie ma się co martwić o serwery.

W ramach konfiguracji najczęściej jest też przygotowanie samego sklepu do poprawnego działania, a więc dzieją się tutaj prace związane z uzupełnienie podstawowych danych, ustawieniem konfiguracji w panelu administracyjnym czy wprowadzeniem treści. Część tych działań oczywiście możesz wziąć na siebie, na przykład wrzucenie do sklepu regulaminu czy treści statycznych, bo w końcu masz dostęp do tego samego panelu administracyjnego, więc jeśli masz kompetencje – to najprawdopodobniej optymalizacją budżetu będzie to, że skorzystasz z tych kompetencji, zamiast płacić agencji, która najczęściej będzie miała te stawki wyższe.

No i w zasadzie tyle.

Gdybyśmy podeszli do tych wszystkich obszarów, o których mówiłem do tej pory kaskadowo, to znaczy robili je jeden po drugim, to w tym momencie miałbyś już pełną dokumentację wdrożeniową, przygotowane widoki i domyślny sklep, który jest skonfigurowany pod Twoje potrzeby.

Customizacja e-Commerce i wdrożenie nowych funkcji

I tu w zasadzie następuje część właściwa prac, a przynajmniej najbardziej efektowna, czyli prace customizacyjne.

Razem z integracją jest to oczywiście obszar najbardziej kosztotwórczy, bo z jednej strony są to prace związane z wdrożeniem zaprojektowanych widoków, a z drugiej wdrożenie funkcji, których wybrany silnik nie ma wbudowanych jako domyślne funkcje sklepu. Tutaj znowu wyjdzie, że odpowiedni wybór sklepu internetowego będzie miał kolosalne znaczenie w kontekście budżetu. Są sklepy mniej i bardziej rozbudowane, więc czeka Cię odpowiednio więcej lub mniej pracy.

Poza tym większość sklepów internetowych na rynku ma jakąś bazę rozszerzeń, które jest obsługiwane przez różnego rozmiaru community. Wykorzystanie modułu będzie oczywiście najczęściej wielokrotnie tańsze niż pisanie jakiejś funkcjonalności od nowa. Ale z drugiej strony tak samo jak w przypadku szablonów, moduły będą różnej jakości i trzeba wiedzieć, jakie ryzyko niesie ze sobą na przykład instalacja 30 różnych modułów do jednego sklepu internetowego. Niektóre firmy w ogóle stronią od realizacji prac z wykorzystaniem modułów od community, poza na przykład małymi i sprawdzonymi wyjątkami, bo to może się w którymś momencie odbić czkawką (podobnie zresztą jest z szablonami).

Więc w przypadku prac wdrożeniowych zasada jest mniej więcej taka. Do uzyskania optymalnego kosztu kluczowy będzie dobór technologii, bo to definiuje w ogóle, co jest do zrobienia. Poza tym, w zależności od potrzeb biznesowych, część prac będzie można na pewno zoptymalizować budżetowo za pomocą dostępnych modułów i to jest przypadek bardzo pozytywnie wpływający na budżet, a funkcje, których nie ma na rynku, będą tym negatywnym przypadkiem, który będzie obciążał Twój portfel.

Warto, żebyś o tym pamiętał w sytuacji, w której będziesz dopiero startował ze swoim e-Commerce i projektował MVP, bo może się okazać, że z niektórymi funkcjami w sklepie lepiej się na początek wstrzymać i nie zajeżdżać się niepotrzebnie budżetowo. Tym bardziej że rynek lubi zweryfikować nawet najbardziej poukładane plany i może się okazać, że klienci będą po prostu potrzebowali czegoś innego.

Integracje i migracje danych

Ok, to znowu podsumowując do tego momentu – gdybyś traktował prace jako etapy, to w tym momencie w zasadzie miałbyś już gotowy sklep internetowy, który wygląda i działa tak, jak sobie to wymarzyłeś.

Pozostały ostatnie dwie kwestie, które ogarnę za jednym zamachem, czyli integracje i migracje danych.

W zakresie integracji na koszt będzie przede wszystkim wpływała ilość systemów, które będą połączone z e-Commerce i stopień skomplikowania połączenia z każdym z nich, a do tego zakres danych, które będą wymieniane pomiędzy wszystkimi systemami.

Jeśli chodzi o klasy rozwiązań, to najczęściej spotykam się aktualnie z sytuacją, że jest to sam system ERP w firmie. Ale wcale tak być nie musi, bo jeszcze może to być na przykład PIM, oprogramowanie programu lojalnościowego, zewnętrzny CRM, WMS i tak dalej.

No i teraz z każdym z tych systemów trzeba się jakoś połączyć. Niektóre systemy mają swoje API, do innych będzie potrzebne połączenie bezpośrednio do bazy danych, a te najbardziej archaiczne molochy z lat 90-ych będą miały jakieś rozwiązania pośrednie, typu przerzucanie się plikami z danymi. Każdy taki dodatkowy punkt styku będzie niósł za sobą dodatkowe godziny, które będzie trzeba poświęcić na spięcie się z e-Commerce.

Podobnie będzie z zakresem danych. Tutaj najczęstszy scenariusz to wymiana danych klientów, produktów i zamówień. Natomiast w szczegółach to mogą być bardzo różne zasoby informacji, bo na przykład produkt możesz mieć tylko w ERP i potrzebować w sklepie indeks, nazwę i cenę, a może się okazać, że z ERP przychodzą jeszcze dodatkowe cenniki, rabaty dla klientów, a dodatkowo z PIM cała informacja produktowa. Tak samo będzie z klientami i zamówieniami, więc tutaj warto przyjąć zasadę, że im większa pajęczyna połączeń i im więcej danych, które będą po tej pajęczynce latały, tym większy koszt końcowy. A w to wszystko jeszcze trzeba wliczyć to, jak trudno jest się połączyć z tymi systemami.

Oczywiście jest tutaj pewna analogia do prac wdrożeniowych, to znaczy są na rynku różnego rodzaju konektory, które ułatwiają część prac. Ale tutaj zalecam wyjątkową ostrożność i sprawdzenie przynajmniej 10 razy, a potem 10 następnych, czy na pewno gotowy konektor pomiędzy wybraną przez Ciebie technologią a systemem, z którym chcesz się połączyć, w ogóle działa. Z mojego doświadczenia wynika, że dyplomatycznie mówiąc, bywa z tym różnie, to znaczy takich boxowych konektorów jest dużo i wiele firm się chwali, że taki konektor ma, ale poza chwaleniem niewiele tam się dzieje fajnych rzeczy.

Częstym błędem, który firmy też popełniają na tym etapie, jest podejście „wszystko, wszędzie i w każdym kierunku”. To błąd, który wynika z braku poukładanych procesów, bo raczej nie powinno być sytuacji, w której na przykład produkt może zmienić nazwę w PIM i powinna ona się wysłać do sklepu, ale jak ktoś zmieni tę nazwę w sklepie, to powinna też się zmienić w PIM. Gdzieś po prostu tej nazwy nie powinno się edytować. Więc jeśli Twoim podejściem jest, że chcesz mieć dane wysyłane we wszystkich możliwych kierunkach na wypadek, gdyby się tam coś mogło zmienić, to warto się zastanowić, czemu w ogóle w którymś miejscu taka zmiana może wystąpić.

Ok, mamy więc połączone systemy, więc zostaje już tylko migracja danych.

Koszt migracji będzie zależał znowu od zakresu danych, które są do przeniesienia ze starego sklepu (o ile go w ogóle masz, bo nie zawsze tak musi być) i sposobu, w jaki się do tych danych można dostać. Analogia dokładnie taka sama jak przy systemie ERP, z tą różnicą, że nawet przy zmianie sklepu z jednego na drugi może się okazać, że nie ma za bardzo co migrować. Dzieje się tak wtedy, gdy te dane są w systemach, z którymi się integrujesz. Wtedy wystarczy je po prostu stamtąd pobrać przez integrator i mamy migrację z głowy.

Co jeszcze składa się na koszt e-Commerce

To było kilkadziesiąt minut stwierdzania, że w zasadzie to, ile będzie kosztował sklep internetowy, mocno zależy. Ale spróbuję to teraz jakoś podsumować.

Opcja podstawowa to sklep, który w zakresie wizualnym i funkcjonalnym odpowiada technologii, którą wybrałeś. Wtedy do zrobienia zostaje prosta analityka, bo jednak te prace trzeba jakoś rozpisać, instalacja, jeśli nie zdecydowałeś się na rozwiązanie SaaS i konfiguracja sklepu. To są wdrożenia, gdzie w sumie nie ma za bardzo co się popsuć, więc mogą się nim zająć nawet agencje z mniejszym doświadczeniem lub nawet często freelancer, co też wpłynie korzystnie na wydawane pieniądze, bo mniejsze agencje lub freelancer to też mogą być trochę niższe stawki, niż topowe agencje wdrożeniowe.

Od tego momentu zaczną się Twoje potrzeby, które wychodzą poza możliwości danej technologii. Te potrzeby mogą mieć odzwierciedlenie zarówno w części koncepcyjnej, bo trzeba je przełożyć na język zrozumiały dla developerów i narysować, a potem na część wdrożeniową. Część prac na pewno może się zrealizować za pomocą gotowych modułów lub dodatków, reszta niestety będzie większym obciążeniem dla budżetu wdrożeniowego. Jeśli chcesz obniżyć ryzyko pływania budżetu do minimum, potrzebne będzie wykonanie jakiejś części analityki, chociaż nie rekomendowałbym stu procent, bo w trakcie i tak wyjdą jeszcze zmiany. Oczywiście to, jak bardzo skomplikowany będzie Twój projekt, też będzie rzutowało na to, jaką agencję powinieneś dobrać sobie do projektu. Może się okazać, że to są tak skomplikowane rzeczy, że tylko te topowe agencje mogą się zająć takim projektem, bo tylko one mają takie doświadczenie, co znowu będzie rzutowało na stawkę i koszt końcowy.

Zostaje pytanie, czy to jest jedyny koszt, który Cię czeka z tytułu wdrożenia?

No okazuje się, że nie, bo są jeszcze koszty dodatkowe związane z obsługą projektu. Na ten koszt składa się komunikacja w zespole, czyli wszystkie spotkania projektowe, stały nadzór project managera i dodatkowe wsparcie zespołu zapewnienia jakości, czyli testerów. Najczęściej jest to koszt, który jest jakimś odsetkiem kosztu projektu, od kilkunastu do kilkudziesięciu procent. Wynika to z tego, że im większy projekt, tym więcej trzeba nim zarządzać, większa potrzeba synchronizacji w zespole czy nawet między zespołami i więcej jest do testowania, dlatego procentowo liczy się najłatwiej.

No i jeśli chodzi o pieniądze, to naprawdę już ostania i najprostsza sprawa – koszty licencji i sprzętu. Te też bywają różne, więc nie powiem Ci dokładnie, ale trzeba na pewno zweryfikować, ile będzie kosztował miesięczny abonament, moduły, o których wspominałem, licencja na używanie samego sklepu internetowego, no i koszty serwerów, które też są rozliczane najczęściej w ujęciu miesięcznym.

Podsumowując

Sporo tych elementów kosztotwórczych.

Mam nadzieję, że teraz wiesz lepiej, dlaczego teraz podejście „chcemy sklep jak firma X” niespecjalnie nadaje się do wdrożenia, chociaż wycenić się coś tam da.

Obiecałem Ci jeszcze wyjaśnienie tej analogii do samochodu, o której mówiłem na początku odcinka. Nie do końca zgadzam się z analogią, że sklep internetowy kosztuje tyle, co samochód, bo to sugeruje, że jak się dobrze wyspecyfikuje sklep internetowy, to można dostać konkretną cenę i grzać z wdrożeniem. Problem polega na tym, że samochód powstaje przez konfigurację gotowych elementów, a sklep najczęściej przez wykonanie customizacji. Dlatego, jeśli miałbym trzymać się motoryzacji, to myślałbym o wdrożeniu sklepu częściej, jak o wypuszczaniu nowego modelu samochodu na rynek. To o wiele lepiej pokazuje, że budżet jest bardziej pochodną odpowiedzialności, zaufania, doświadczenia agencji i wielu innych czynników niż czymś, co można wyryć w skale jeszcze przed rozpoczęciem prac, a do tego zawsze ten budżet będzie obciążony jakimś nawet minimalnym ryzykiem.

Dlatego tak ważne jest dobre przygotowanie się do procesu i wybór odpowiedniej agencji, która wskaże Ci te wszystkie ryzyka, a potem weźmie współodpowiedzialność za to, żeby nie wysadzić projektu w powietrze nieodpowiedzialnym dysponowaniem pieniędzmi.