005 – Jak napisać dobry brief?

W piątym odcinku „Sztuki e-Commerce” podpowiadam, jak napisać dobry brief sklepu. Omawiam w nim takie kwestie jak:

  • czym różni się idea od potrzeb, roadmapy i zadań,
  • w którym momencie robić grafiki,
  • kiedy wybierać technologie,
  • jakie obszary trzeba poruszyć, żeby potrzeby biznesowe były dobrze opisane.
Listen to „005 – Jak napisać dobry brief?” on Spreaker.

Dodatkowe materiały

Jeśli chcesz uzupełnić wiedzę z odcinka, zobacz jeszcze:

  1. E-book „100 i jedno pytanie o Twój e-Commerce” od X-Coding IT Studio
    https://x-coding.pl/baza-wiedzy/100-i-jedno-pytanie-o-twoj-e-commerce/
  2. Statystyki z obszaru zarządzania projektami
    https://learn.g2.com/project-management-statistics

Transkrypcja odcinka

Jakoś tak wyszło, że branża motoryzacyjna jest często używana do porównań z branży IT. Na przykład żartujemy sobie, że sklep internetowy kosztuje tyle, co samochód. No i później wszyscy się śmieją „jaki konkretnie samochód?”, a my wtedy mówimy „no właśnie!”. Później dziwimy się, że nikt nas nie chce zapraszać na imprezę.

Ja dzisiaj może nie dla żartu, ale też użyję trochę porównań do samochodów, bo trochę łatwiej będzie mi takie pewne niuanse wyjaśnić. Szczególnie jeśli dopiero zaczynasz swoją przygodę ze sprzedażą w Internecie.

Otóż – wyobraź sobie sytuację, że przychodzi do Ciebie znajomy i mówi, że myśli o kupnie nowego samochodu. Pewnie jest jakiś model i marka, która przyjdzie Ci do głowy jako pierwsza. I niech to będzie Audi (mam nadzieję, że to nie jest lokowanie produktu). Mówisz, żeby ten znajomy kupił Audi, bo jest szybkie, wygodne, no i niech mało pali. Wszystko brzmi dobrze i fajnie, dopóki znajomy się nie zapyta „jak wyobrażasz sobie oranie pola takim samochodem?”. No i gdyby ten sam znajomy z drugiej strony poszedł do salonu Ursusa po traktor (skoro ustaliliśmy, że już pewnie chodzi o traktor) i przy okazji miał milion drobnych wymagań, takich jak na przykład otwieranie drzwi do maksymalnie kąta 73 stopni, to prawdopodobnie bardzo by za ten samochód przepłacił, bo o ile nie ma takiej konkretniej konieczności, to pewnie większość innych kątów otwierania się drzwi (o ile są oczywiście sensowne) spełnią jego oczekiwania.

A takie zmiany drobne potrafią sumować się do naprawdę drogich budżetów.

Z tej historii płynie kilka wniosków. Po pierwsze – teraz jest już niemal pewne, że praktycznie w ogóle nie znam się na motoryzacji. Ale o wiele ważniejsze jest to, że bez odpowiedniego wypośrodkowania tego, jakie masz potrzeby i jakie widzisz rozwiązania tych potrzeb, możesz trafić do jednego z dwóch scenariuszy – albo nie będzie wiadomo, o co Ci chodzi, albo będzie wiadomo, ale jeżeli przesadzisz, to będzie trzeba poświęcić sporo takiej często zbytecznej pracy, żeby Cię zadowolić i w konsekwencji przepłacisz.

Dodatkowo takie pływanie w potrzebach też wcale nie pomaga, bo dostaniesz tak dużo różnych ofert, że nie będzie za bardzo wiadomo, jak je porównać. No bo jeżeli znowu wrócimy do motoryzacji – co z tego, że Audi będzie kosztowało 80 tysięcy złotych a BMW 100 tysięcy złotych? Bez odpowiedniego kryterium, na podstawie którego porównasz te samochody, nie masz szans porównać tego, który z nich bardziej Ci się opłaca.

I celem dzisiejszego odcinka jest właśnie takie przygotowanie Cię, żebyś po pierwsze lepiej zrozumiał swoje potrzeby, po drugie dał szansę agencjom na mówienie dokładnie tym samym językiem co Ty, no a przy okazji uniknął właśnie takich niepotrzebnych kosztów na realizację potrzeb, które dana technologia realizuje analogicznie dobrze, ale troszeczkę inaczej.

Statystyki wdrożeń projektów

Czy ten temat jest w ogóle aż tak istotny? Kiedyś przygotowując się do webinaru o wyborze agencji, wygrzebałem kilka przerażających danych, które też przy okazji podepnę do tego odcinka. Jak się okazuje, statystycznie rzecz ujmując, w ogóle w momencie, w którym zabierasz się za projekt, już na starcie masz jakieś 27% ryzyka, że ten projekt wyjedzie Ci poza budżet. Z mojego doświadczenia to ryzyko jest o wiele większe, a te 27% traktuję jako takie bardzo duże przekroczenie, którego firmy nie były świadome.

No ale to jest jeszcze nic, bo wychodzi też, że tylko 64% projektów w ogóle spełnia swoje cele. Czyli nie fifty-fifty, ale jest duża szansa, że Twój projekt w ogóle nie będzie spełniał swojego celu.

Poza tym może się okazać, że Twój projekt trafi do grona 17% takich projektów, które zagrażają życiu firmy, która się zdecydowała na taki projekt. Czyli w tak dużym uogólnieniu już samo uruchomienie projektu to potencjalne proszenie się o często spore kłopoty. No i wychodzi na to, że jest to zadanie dla naprawdę odważnych.

Dlatego uważam, że tym bardziej istotne jest, żebyś przygotował się do tego procesu jak najlepiej no i dał też sobie szanse na uniknięcie takich kłopotów na etapie wdrożenia, bądź na etapie, kiedy ten projekt trzeba będzie opłacić.

W jaki sposób agencje wyceniają projekty?

Żeby dobrze zabrać się do procesu, wyjaśnię Ci najpierw, jak wygląda u nas sam proces wyceniania projektu.

I tutaj taka mała dygresja.

Tak jak w poprzednim odcinku, proces wyboru sklepu można było przełożyć na z grubsza wybór dowolnego innego oprogramowania, to tutaj tak samo podobne mechanizmy będą działały też w innego rodzaju przedsięwzięciach. Czyli jeżeli przymierzałbyś się na przykład do wdrożenia strony internetowej, to z powodzeniem możesz słuchać dalej, bo jest tu kilka informacji, które będą dla Ciebie po prostu użyteczne.

Ale wracając do meritum.

My rozpisujemy powstawanie dokumentacji w taki sposób, że najpierw jest projekt na etapie idei, później pojawiają się potrzeby biznesowe, później jest roadmapa i wygląd takiego sklepu, a na koniec już są dopiero konkretne zadania.

Ten podział wynika z grubsza z tego, jak rozpisaliśmy sobie proces zakupowy naszych klientów i jak segmentujemy spływające zapytania. To nam się sprawdza, bo rzeczywiście wiemy, w zależności od tego, w którym momencie klienci do nas przyjdą, jakie powinniśmy podjąć kroki, żeby rzeczywiście takiego klienta obsłużyć i dać mu materiały, których on będzie od nas potrzebował.

Projekty na etapie idei

Etap idei to ten, w którym wiesz właściwie tylko tyle, że powinieneś wdrożyć sklep internetowy, czyli powiedzmy sobie, no niewiele.

Takich zapytań jest oczywiście u nas zdecydowanie najwięcej, bo to jest górny poziom lejka sprzedażowego i one charakteryzują się tym, że są na takim bardzo, ale to bardzo ogólnym poziomie. Więc często pojawiają się tam takie stwierdzenia, jak na przykład: „Chcemy mieć sklep taki, jak X, tylko że w naszej branży” albo „Sprzedajemy produkty w branży Y. Ile może kosztować wdrożenie sklepu internetowego?”. Często też zdarza się zapytanie typu „Chcemy wdrożyć Magento / Woocommerce / Prestashop (niepotrzebne skreślić), sprzedajemy produkty Z, ile nas to może kosztować?”. Jeżeli do zapytania jest dołączony jakiś dokument, to rzadko przekracza więcej niż kilka stron i jest na podobnym poziomie szczegółowości, czyli niewielkim.

I ja zawsze mówię, że ta wycena będzie tak dobra, jak brief, którego dotyczy. I po tylu latach w branży bez większego problemu nawet dla tak ogólnego zapytania jestem w stanie opracować jakiś wstępny kosztorys. No ale zawsze też tłumaczę, że po pierwsze te widełki nie będą miały większego sensu, bo wiemy po prostu za mało, a po drugie to są widełki do czegoś, co bardziej jest efektem mojej wyobraźni i każda agencja będzie wyobrażać sobie coś zupełnie innego, więc rzadko trafisz w sytuację, w której będziesz porównywał dwie odpowiadające sobie oferty.

Przy okazji też jeszcze coś zupełnie innego wyjdzie w momencie, kiedy zaczniemy pogłębiać Twoje potrzeby, bo na tym poziomie wycena jest w oparciu o nasze doświadczenie, no a w momencie, kiedy dojdą Twoje potrzeby, to może być zupełnie inny projekt.

Więc podsumowując, w takim momencie staram się unikać wyceniania, no bo w zasadzie niewiele to wnosi, no bo wyceny na poziomie +-50% czy 80% tak naprawdę to nie są żadne wyceny.

Inna wątpliwa rzecz, to w takim momencie podawanie technologii. I oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, żeby wykorzystać dowolne narzędzie w dowolnym projekcie, no ale jeśli słuchałeś poprzedniego odcinka „Sztuki e-Commerce”, to wiesz, że wybór sklepu nie jest wcale taki prosty i składa się na niego całkiem sporo zmiennych, a poza tym tych technologii jest całkiem sporo, bo ponad 40. I według mnie potrzeba o wiele więcej informacji, niż kilka stron A4, żeby rzeczywiście z takim pełnym przekonaniem zarekomendować jakiś silnik.

Co jest nam potrzebne w takim wypadku na tym etapie?

No przede wszystkim informacje ogólne o przedsiębiorstwie – czyli w jakiej branży sprzedajesz produkty, kto jest Twoją konkurencją, ile masz indeksów produktowych, ile grup asortymentowych, ilu klientów, w jaki sposób ich segmentujesz, czy jest to sektor B2B, czy B2C (a może oba).

Dodatkowo takie typowo biznesowe rzeczy, czyli jak wdrożenie sklepu wpisuje się w strategię rozwoju Twojej firmy, jakie masz plany długofalowe, co będzie sukcesem tego wdrożenia, czy jest to jakiś wskaźnik, który mierzysz. No a przy okazji, w jaki sposób sprzedawałeś dotychczas, na ilu rynkach. Czy chcesz z tym sklepem wyjść na przykład za granicę, czy do nowej grupy docelowej, czyli takie informacje typowo biznesowe.

A przy okazji, jeśli jesteś na etapie zmiany sklepu internetowego, to warto te informacje uwzględnić i opisać, z czego wynika potrzeba zmiany, czemu zmieniasz przy okazji dostawcę (bo najczęściej jedno się z drugim wiąże, skoro pytasz nas), co było dobre w poprzednim sklepie, co Wam się nie sprawdziło, dlaczego w długiej perspektywie to narzędzie nie okazało się wystarczające i tak dalej. Czyli czy pojawiły się jakieś problemy, czy masz jakieś wnioski po użytkowaniu poprzedniego sklepu, czy są rzeczy, które chciałbyś osiągnąć bądź takie, których chciałbyś uniknąć.

Nam to da, podsumowując, ogólny obraz Twojego przedsiębiorstwa i dopiero wtedy o wiele łatwiej będzie z tego etapu przejść do następnego, czyli do pogłębiania potrzeb biznesowych.

Projekty na etapie sprecyzowanych potrzeb biznesowych

Pogłębianie potrzeb biznesowych to odpowiedź na bardzo ważne pytanie, które brzmi: „jakie potrzeby powinien ten sklep rozwiązywać?”. Na tym etapie brief będzie już miał kilkadziesiąt stron i najczęściej dodatkowe materiały typu jakieś dokumentacje i dzięki temu wyceny mogą być o wiele bardziej precyzyjne, no a przy okazji można już myśleć o jakiejś technologii wdrożenia.

Żeby przygotować taki dokument, trzeba już mieć odpowiedzi na pytania z obszarów strategii, produktów, klientów, marketingu i zamówień. I teraz sobie przez te wszystkie obszary przejdziemy wspólnie.

W obszarze strategii brief powinien opisywać:

  • grupę docelową,
  • jej potrzeby,
  • rynek, na którym prowadzisz sprzedaż,
  • Twoją konkurencję,
  • Twoje przewagi konkurencyjne,
  • jakąś charakterystykę sprzedaży, czyli czy występuje u Ciebie sezonowość,
  • jaki jest taki średni rozmiar koszyka,
  • jak często jeden klient dokonuje u Ciebie zakupów,
  • czy jest to klient powracający (jak często, z jaką wartością),
  • czy na przykład jest tak, że kupuje produkt, a później dokupuje akcesoria w trybie cyklicznym

i tak dalej.

Do tego dochodzą:

  • oczekiwania w stosunku do dostawcy, czyli do agencji,
  • jaki masz przewidywany budżet wdrożenia (bo dzielenie się budżetem, to jest zawsze dobry pomysł, wbrew obiegowej opinii),
  • jak będzie wyglądał proces decyzyjny

i przy okazji:

  • kiedy będziecie chcieli podjąć decyzję o rozpoczęciu współpracy,
  • kiedy chcielibyście mieć sklep w wersji produkcyjnej (czyli takie ramy harmonogramowe, do których agencja powinna się dopasować).

W przypadku produktów w briefie powinny znaleźć się informacje o produktach, czyli o tym:

  • ile masz różnych indeksów towarowych,
  • czy występują grupy, jakieś warianty produktowe, zestawy produktów,
  • czy na przykład wielopaki, czyli sprzedaż na sztuki / wielopaki / palety,
  • w którym miejscu i w jakim zakresie zarządzasz informacją produktową, czyli czy masz jakiś system PIM,
  • czy zarządzasz w ERP-ie, czy masz jeszcze jakieś inne środowisko,
  • czy produkty wymagają jakiegoś zaawansowanego konfiguratora,
  • w jaki sposób wyliczasz cenę konkretnego indeksu dla konkretnego klienta,
  • czy wszyscy klienci mają taką samą ofertę, czyli na przykład czy są jakieś produkty dostępne tylko dla wybranej grupy.

Przy okazji:

  • czy sprzedajesz produkty na przykład cyfrowe bądź usługi, czyli takie powiedzmy niestandardowe produkty, jak na przykład usługa wniesienia, bilety na koncert czy e-booki,
  • czy produkty są w jakiś konkretny sposób ze sobą powiązane, na przykład zamienniki, akcesoria.

No i na koniec w jaki sposób opisujesz każdy produkt, czyli:

  • jakie są rodziny produktów,
  • jakie atrybuty,
  • czy produkty mogą mieć swoje załączniki (bądź inne media, typu film, zdjęcia 360, jakieś katalogi, certyfikaty i tak dalej).

Czyli wszystko to, co dotyczy produktów w sposób, który pozwoli ten produkt dobrze zaprezentować i przy okazji dobrze nim zarządzać.

Idziemy do klientów. Na szczęście ta lista jest o wiele krótsza i w briefie po prostu pamiętaj o tym, żeby zawrzeć informacje przede wszystkim:

  • w jaki sposób segmentujesz klientów, czyli jakie są grupy, ile ich jest i czym te grupy się między sobą różnią,
  • w którym miejscu zarządzasz klientami, czyli dokładnie takie samo pytanie, jak w przypadku produktów,
  • czy pozwolisz klientom na rejestrację za pomocą portali społecznościowych,
  • czy te konta klientów mogą organizować się w subkonta,
  • czy przy okazji te subkonta mogą mieć różne poziomy uprawnień (na przykład, konto nadrzędne musi akceptować zamówienia konta podrzędnego),
  • ogólnie czym różnią się klienci B2B od B2C, jeżeli obsługujesz te dwie grupy,
  • czy występują jakieś ograniczenia funkcjonalne dla różnych klientów, czyli na przykład klienci z grupy specjalistów mają jakieś swoje kalkulatory albo inaczej się rejestrują,
  • czy wszyscy klienci widzą na przykład stan magazynowy,
  • czy część klientów widzi ceny producenta

i tak dalej. Czyli to ogólnie, co klient zobaczy w momencie, kiedy Ty go zidentyfikujesz na sklepie.

Kolejny obszar, którym się zajmiemy, to proces zakupowy. I dobry brief będzie precyzował:

  • jakie metody płatności i dostawy będą występowały w sklepie,
  • czy jest możliwość składania zamówień jako gość,
  • czy przewidujesz ograniczać składanie zamówienia w jakiś sposób, na przykład kwotowy czy ilościowy,
  • czy na przykład chcesz uzależnić płatność limitem kredytowym od wartości zamówienia i od czasu założenia konta na sklepie,
  • jak będzie wyglądał proces obsługi zamówienia, czyli to, gdzie to zamówienie powinno trafić,
  • czy może być w tym miejscu edytowane,
  • czy może być rozbijane,
  • jakie statusy mogą wrócić do sklepu,
  • czy są jakieś dokumenty, które mogą się pojawić w sklepie po obsłudze zamówienia,
  • w którym miejscu i w jaki sposób będziesz obsługiwał logistykę,
  • czy ma się dziać jakieś drukowanie listów przewozowych.

Do tego informacje, jak wyliczasz cenę transportu, jak chcesz informować klienta o statusie zamówienia, no a na koniec czy będziesz obsługiwał zwroty i reklamacje. Tutaj ważne jest też to, że proces zakupowy akurat dość mocno zahacza o omnichannel i warto o tym wspomnieć. Czyli jeżeli prowadzisz sprzedaż on-line i off-line, to warto by było tutaj wskazać, w którym miejscu te obszary będą się przecierały, czyli na przykład czy może wystąpić sytuacja, w której zamówienie, które złoży klient w salonie, powinno pojawić się na jego koncie klienta, bo to będzie miało istotny wpływ na integrację.

I na koniec ostatni obszar, czyli marketing. W tym miejscu ważne jest, żeby opisać, jakie działania marketingowe będziesz prowadzić w sklepie, czyli jakimi treściami chcesz go zasilać (na przykład aktualności, poradniki, artykuły na blogu, lookbooki, case studies, recenzje klientów, jakieś opinie produktowe). Do tego, jakie masz potrzeby reklamowe, takie jak banery, miejsce ich rozmieszczenia, sposób targetowania, jakieś produkty rekomendowane, automatyczne rekomendacje produktów, karuzele produktowe, wyprzedaże.

No i kwestie związane z samymi promocjami, czyli czy mogą być promocje 2+1, obniżenie najtańszego produktu, wprowadzenie kodów rabatowych i tak dalej.

No i na koniec w obszarze marketingu, czy planujesz wdrożyć program lojalności lub partnerski, no i jeżeli planujesz to dobrze by było dość szczegółowo opisać, jak one będą działały, jakie będą miały na przykład progi wejścia, jak będziesz chciał nagradzać tych użytkowników i wszystko to, co z tymi programami może być związane.

Jak widzisz, lista jest spora, ale to nie jest jeszcze wszystko. Żeby brief był kompletny, potrzebne są jeszcze dwie informacje: jakie systemy będą uczestniczyły w sprzedaży i w jakim zakresie, bo to pozwoli nam opracować wycenę na integrację i jest to bardzo istotne, bo na przykład, jeżeli mówimy o synchronizacji dwustronnej i przy okazji występuje wiele systemów, z którymi trzeba wymienić dane, które mają różne formaty wymiany danych, to to może być dość istotny czynnik kosztotwórczy.

I druga rzecz, która występuje w przypadku zmiany sklepu, to dane, które muszą zostać przeniesione z jednego sklepu do drugiego. Nie zawsze tak musi być, szczególnie w sytuacji, w której wszystkie dane masz na przykład w ERP-ie. Najczęściej po prostu po integracji te dane przyjdą bądź nie wszyscy decydują się w ogóle na to, żeby przenosić jakieś archiwalne dane, no ale musimy mieć to zidentyfikowane, bo to jest naprawdę czynnik, który dość mocno wpływa na wycenę, to jest często nawet kilkadziesiąt procent.

To moment, w którym jeżeli masz jakąkolwiek dokumentację, która ułatwi weryfikację w ogóle możliwości wymiany danych pomiędzy systemami, na pewno warto ją dołączyć, bo się przyda i łatwiej będzie nad tym pracować, niż zakładać, że coś się da, bądź czegoś się nie da.

No i poza tym, żeby jeszcze trochę pokomplikować, nie ma tutaj, poza tym, co mówiłem, pytań, które byłyby bardziej wycelowane konkretnie Twój biznes, no ale bez dokładnej wiedzy trudno byłoby mi je dzisiaj po prostu zadać. Bo na przykład powiedzmy, że masz produkty konfigurowalne, to na etapie pogłębiania potrzeb ja bym Cię zapytał o to, jak postępuje w ogóle konfiguracja produktów, czy są jakieś grupy, z których się wybiera, jakie są powiązania pomiędzy grupami, ile jest kroków w takim konfiguratorze, jakie są efekty i tak dalej.

Dlatego, jeżeli ktoś przychodzi do nas z takim ogólnym briefem, to te pytania zawsze są opisywane konkretnie pod ten przypadek, poza tymi ogólnymi, natomiast dzisiaj my tej wiedzy nie mamy, więc w odcinku się nie pojawiają. A na poziomie ogólnym kiedyś wypuściliśmy e-book „100 i jedno pytanie o Twój e-Commerce”, który te pytania trochę uporządkowuje i trochę ułatwia pracę, więc na pewno też znajdziesz go w notatkach do odcinka.

Myślę, że po tej litanii pytań widać, że sam ten proces opracowania briefu wymaga dość sporego doświadczenia i wiedzy. I to jest dokładnie powód, dla którego zaleca się ogólnie wsparcie konsultantów merytorycznych, albo zatrudnienie managera e-Commerce, który będzie miał po prostu doświadczenie w analityce, żeby nie zgubić ważnych informacji, bo, mimo, że my jesteśmy w stanie na każdym etapie dać wycenę, no to już trochę źle wygląda sytuacja, w której robi się pogłębienie potrzeb, dostaje się wycenę, a później się okazuje, że jakaś informacja nie została zaadresowana i ona jest bardzo kosztotwórcza, bo te wyceny później po prostu lubią sobie spuchnąć, no i budzić pewne negatywne emocje.

Na pewno gra jest warta świeczki, bo taki brief rzeczywiście daje już taki bardzo sensowny poziom wyceny i przede wszystkim możliwość porównania ofert dwóch rożnych agencji pomiędzy sobą. O ile będzie jakaś tam spójna tabela z wyceną, jest to porównywalne. I najczęściej o ile ten brief będzie faktycznie dobrze opracowany, już w tym miejscu następuje podpisanie umowy z jakimś dostawcą.

Projekty na etapie roadmapy

Będąc agencją zwinną, moglibyśmy podpisać umowę i zacząć prace tak naprawdę na poziomie idei. No i niektórzy klienci na to się zgadzają, bo wiedzą, żen można nam zaufać, czy szkoda im po prostu czasu, a znają proces wdrożenia, mają e-Commerce managera. Natomiast niektórzy klienci potrzebują bardziej precyzyjnych wycen i oczywiście to też jest słuszne podejście. Dla tych drugich konieczne jest pogłębienie tych potrzeb, bo ono daje poziom wyceny, który jest realny, profesjonalny i przy okazji odpowiada na ich potrzeby.

Ale ani ja, ani większość agencji raczej nie podpisalibyśmy się pod taką wyceną. Nie dlatego, że nie ufamy naszej pracy, ale dlatego, że brakuje jeszcze dwóch kluczowych rzeczy: interfejsu sklepu i rozpisanego zakresu prac.

Dlatego, jeżeli nasi klienci chcą jeszcze bardziej obniżyć ryzyko wahania ceny, bądź nawet pod taką ceną się podpisać i pracować tak typowo kontraktowo, konieczne będzie przeprowadzenie typowej analizy przedwdrożeniowej i zaprojektowanie wizualne sklepu.

Te prace najczęściej będą się działy równolegle i taka jest zawsze rekomendacja, żeby nie pogubić założeń, które były wypracowane wcześniej, a jednocześnie, żeby projekt graficzny odpowiadał wybranej technologii i niepotrzebnie nie zawyżał tych kosztów, które były ustanowione na poziomie briefu z potrzebami. Ten proces już będzie zawsze bardzo indywidualny i on najczęściej wiąże się ze ścisłą współpracą z klientem. Taka analiza trwa najczęściej kilka miesięcy, a w jej efekcie otrzymujesz już opis i widoki i wycenę bardzo konkretnego produktu, o którym wiadomo, jak ma działać, jak będzie wyglądać i jak będzie wyglądała też interakcja pomiędzy poszczególnymi elementami. To też jest taki moment, w którym w razie potrzeby można już zakontraktować wycenę, bo w zasadzie po to płaciłeś za analizę.

W tym momencie, kiedy przechodzimy do analizy, ważne jest przyjęcie kilku takich dość istotnych założeń.

I najważniejszym jest ustalenie dotyczące budżetu, czyli takie ustalenie na ile powinniśmy dążyć utrzymania kwoty z tej wyceny na etapie potrzeb biznesowych. Mówię o tym dlatego, że powiedzmy, że otrzymałeś wycenę na 300 tysięcy złotych na podstawie przygotowanego briefu. Ty jesteś zadowolony, podoba Ci się to, co zrobiliśmy, podpisujesz z nami umowę, uruchamiamy analizę przedwdrożeniową no i na tym etapie robimy 42 różne widoki, dochodzą nowe funkcje, robimy jakieś super skomplikowane burze mózgów, no i w efekcie powstaje coś takiego naprawdę magicznego. Każdy wie, że dał z siebie wszystko i jest to efekt takiej naprawdę bardzo dużej kreatywności.

Po tym etapie robimy korektę wyceny, wracamy do Ciebie z informacją, że na wdrożenie potrzebujemy już 800 tysięcy, bo tak dużo pojawiło się potrzeb.

I, mimo że wynika to z potrzeb, to gdybyśmy założyli, że jednak będziemy się trzymali budżetu, to albo by tych pomysłów po prostu nie było, albo te zapędy byłyby hamowane, no bo byśmy wiedzieli, że gdzieś tam to wyjedzie poza budżet. A często jest tak, że osoby, które przeprowadzają analizę po Twojej stronie, niekoniecznie muszą być po tej samej stronie, co osoby, które płacą. Więc z jednej strony możemy dojść do takiej patowej sytuacji, że na przykład widoki sklepów zostaną już zaakceptowane, ale później wycena wdrożenia tych widoków już nie zostanie zaakceptowana. Więc mamy sytuację, w której ciężko z czegoś będzie zrezygnować, a jednocześnie trudno za to będzie zapłacić. I siłą rzeczy ktoś będzie niezadowolony, a wystarczyło rzeczywiście pewne rzeczy lepiej skomunikować.

Na koniec wspomnę jeszcze o kolejnym etapie, czyli o rozpisaniu projektu do poziomu konkretnych prac.

Projekty w realizacji, czyli konkretne zadania

To jest taki poziom, który dotyczy już stricte prac technicznych i on rzadko będzie elementem wyceny, bo taki brief miałby po pierwsze kilkaset stron, a poza tym raczej te konkretne prace powinny być opracowywane w miarę na bieżąco, no bo mogą wystąpić korekty założeń, a przede wszystkim też szkoda trochę czasu na to, żeby przesuwać wdrożenie projektu tylko dlatego, że trzeba opisać, jak działa jakiś konkretny guzik. Jeżeli ktoś miał doświadczenie z przetargami, to właśnie najczęściej przetargi mają taką dokumentację taką zero jedynkową i tam za bardzo ani w lewo, ani w prawo się nie pójdzie. Czy jest to słuszne? W mojej ocenie nie, ale rzeczywiście czasami taka sytuacja się pojawia.

W naszym przypadku takie precyzowanie prac odbywa się w cyklu dwutygodniowym i jest to raczej standard rynkowy, bo w takich cyklach mniej więcej pracuje się w IT.

W efekcie takiego rozpisania prac oczywiście jeszcze raz możemy skorygować wycenę tych poszczególnych zadań, które rozpisywaliśmy, no ale to już by wynikało po pierwsze z bieżących ustaleń i najczęściej będą to drobne korekty, czyli nie będzie sytuacji, w której rozpisanie zadanie jakoś bardzo istotnie wpływa na wycenę całego projektu.

I na przykładzie powiedzmy, że na etapie idei wiemy, że sklep będzie musiał mieć przyjazną obsługę klienta. Na etapie briefu opisujemy, że będzie to live chat i formularze kontaktowe. Później na etapie roadmapy projektujemy formularz kontaktowy i pola, jakie będzie zawierał, no a na etapie zadań możemy jeszcze doprecyzować, jakie będą treści komunikatów, które pojawią się po poprawnym uzupełnieniu formularza. Gdybyśmy schodzili do takich detali, to ta analityka trwałaby zdecydowanie o wiele dłużej, o wiele więcej pytań trzeba by było zadać i przygotować o wiele więcej odpowiedzi, a jak widzisz – nie są to aż tak bardzo istotne kwestie, żeby przez nie hamować rozpoczęcie projektu i podpisanie umowy.

Rady na koniec

I na koniec kilka słów podsumowania.

Żeby naprawdę dobrze wycenić sklep, potrzebujesz precyzyjnego opisu tego, jak ma działać, z czym i w jakim zakresie ma się integrować no i skąd i w jakim zakresie będzie trzeba do niego zmigrować dane. Do tego konieczne będzie zwizualizowanie najważniejszych podstron interfejsu, czyli całej tej ścieżki krytycznej od wejścia do sklepu do złożenia zamówienia. Poza tym będą potrzebne wizualizacje panelu klienta, podstron statycznych i dodatkowych stron dla jakichś kluczowych funkcji, czyli na przykład konfiguratora. Bez tego wyceny też będą dobre i profesjonalne, no ale mogą mieć taki margines błędu, którego możesz po prostu nie chcieć zaakceptować, szczególnie jeżeli ten budżet jest gdzieś tam „na styk”.

Najtrudniej będzie się wyceniało sklep na poziomie idei, bo ani my jako agencja nie wiemy, co wyceniamy, ani Ty nie będziesz wiedział, jak porównać agencje, które dały kompletnie różne wyceny. No i biorąc pod uwagę jednak, że często mówimy o naprawdę sporych inwestycjach, warto poświecić ten czas i dobrze przygotować się do procesu wdrożeniowego.

Takim najczęstszym błędem, z jakim się spotykam, jest ścinanie zakrętów, czyli chodzenie na skróty, czyli próba osiągnięcia konkretnych wycen na bardzo niekonkretne opisy i porównywanie agencji na takim poziomie. Tak się po prostu raczej nie da, a innym błędem jest bardzo precyzyjny opis sklepu, ale jeszcze niewybrana technologia i wycenianie tego samego opisu na rożnych technologiach. I to jest problematyczne z tego powodu, że może się okazać, że każda technologia będzie musiała się mocno nagiąć, a to z kolei kosztuje. I trafiamy w sytuację, w której masz bardzo precyzyjny opis, który nie był realizowany pod żadną technologię, więc albo technologia będzie musiała się zmienić, no albo będzie musiał się zmienić opis, a przygotowanie go też kosztowało.

Mam nadzieję, że po odsłuchaniu tego odcinka lepiej wiesz, jak przygotować się do procesu przygotowania briefu, jakie elementy w nim zawrzeć i jak później porównać wyceny, a przy okazji już trochę lepiej wiesz, co z projektem powinno się wydarzyć później.

Z mojej strony zostaje tylko życzyć Ci udanego wdrożenia.