31 maja 2020 48:45 Odcinek 014

Co musisz wiedzieć o PIM?

Jeśli sprzedajesz w wielu różnych kanałach sprzedaży (np. sklep internetowy i stacjonarny), a nie masz poukładanego procesu zarządzania danymi produktowymi i odpowiednich narzędzi, to prędzej czy później zaczną się kłopoty.

Środowisko PIM (ang. Product Information Management) pomaga zebrać wszystkie dane w jedne miejsce, a potem efektywnie nimi zarządzać. Kiedy warto skierować wzrok na PIM? Jakich szukać funkcji i jak porównać między sobą konkretne narzędzia? Posłuchaj 14 odcinka podcastu.

Listen to „014 – Co musisz wiedzieć o PIM?” on Spreaker.

Dodatkowe materiały

Jeśli interesuje Cię temat PIM, warto doczytać:

  1. E-book X-Coding IT Studio „Wszystko, co powinieneś wiedzieć o PIM i Akeneo”
    https://x-coding.pl/baza-wiedzy/wszystko-co-powinienes-wiedziec-o-pim-i-akeneo/
  2. Odcinek „004 – Jaki sklep internetowy wybrać?”, w którym omawiam między innymi, czym różnią się modele abonamentowe od rozwiązań dedykowanych i open source
    https://marekkich.pl/sztuka-ecommerce/004-jaki-sklep-internetowy-wybrac/
  3. Raport „E-Commerce w Polsce” przygotowany przez Gemius dla e-izby
    https://www.gemius.pl/wszystkie-artykuly-aktualnosci/raport-e-commerce.html
  4. Raport „Omni-commerce. Kupuję wygodnie 2019” autorstwa e-izby
    https://eizba.pl/omni-commerce-kupuje-wygodnie-2019/

Transkrypcja odcinka

Im bardziej skomplikowana robi się sprzedaż, tym trudniej utrzymać porządek w danych produktowych. Składa się na to kilka czynników.

Po pierwsze, możesz mieć po prostu zbyt dużo produktów w swojej ofercie, no bo ta oferta tak spuchła, że Twój dział produktu nie nadąża z uzupełnianiem.

Po drugie, możesz nie mieć odpowiednich narzędzi i tak dla przykładu, swoje opisy produktów możesz „ogarniać” za pomocą Excela czy notatników i utrzymywać je na Google Drive bądź na FTP, bądź na jeszcze innym współdzielonym zasobie, co robi się w pewnym momencie niewygodne.

No i po trzecie, po jakimś czasie może się okazać, że tak, jak dotychczas wystarczyło mieć te dane w jednym miejscu, tak w nowej rzeczywistości te dane potrzebujesz mieć już w kilku miejscach jednocześnie, no a przy okazji pojawiają się jeszcze z wielu źródeł, na przykład bezpośrednio z katalogów producentów, albo jakichś baz danych opisów produktowych, których w Internecie w końcu trochę jest.

Jak zazwyczaj radzą sobie firmy z takim narastającym problemem zarządzania informacją? Będę z Tobą szczery. Prawdę mówiąc, z mojego doświadczenia wynika, że w większości raczej sobie nie radzą, czyli po prostu skupiają się na zwiększaniu zasobów, zamiast na optymalizacji samego procesu.

Na szczęście w branży e-Commerce, ku mojej radości, coraz częściej na stole w momencie, kiedy rozmawiam z klientami, pojawia się zagadnienia wdrożenia czegoś, co nazywa się PIM, czyli skrót od angielskiego Product Information Management.

Czym są te rozwiązania? Jakie rozwiązują problemy organizacji? Kiedy właściwie zabrać się za wdrożenie, a przy okazji, na co zwrócić uwagę przy wyborze konkretnego narzędzia? To tylko część pytań, na które postanowiłem odpowiedzieć w dzisiejszym, czyli czternastym odcinku.

Dlaczego warto dbać o informację produktową?

Zanim przejdziemy do takich bardziej zaawansowanych szczegółów, chciałbym poruszyć kilka podstaw, żebyś miał przynajmniej pewność, że w dokładnie ten sam sposób rozumiemy temat.

Mówiąc o informacji produktowej, mam na myśli wszystkie dane, które mogą dotyczyć Twoich produktów. W szczególności będą to oczywiście takie super podstawowe dane, czyli:

  • nazwa,
  • opis,
  • kod EAN,
  • unikalny kod produktu.

Dodatkowo na te dane będą się jeszcze nakładały wszystkie informacje, które wynikają z tego, z jakiej konkretnie rodziny pochodzi dany produkt. I tutaj się już pojawiają wszelkiego rodzaju atrybuty, które mogą być mniej lub bardziej usystematyzowane, jeżeli chodzi o wartości, czyli to mogą być zwykłe pola tekstowe, ale to może być też pole wyboru. Mogą to też być powiązania z innymi produktami, przynależność do drzewa kategorii. Na końcu tej listy znajdą się pewnie jakieś media produktowe, czyli zdjęcia, wizualizacje, filmy, obroty 360, no i załączniki w postaci zwykłych plików, czyli różnego rodzaju certyfikaty, instrukcje obsługi, karty produktowe i tak dalej.

Jak pewnie się domyślasz – im większa ilość produktów, tym tych informacji będzie coraz i coraz więcej. No i można sobie zadać w takim wypadku pytanie, czy naprawdę aż tak warto dbać o te produkty, rzeźbić w tych wszystkich atrybutach, które mamy do dyspozycji i jeszcze przy okazji pilnować, żeby to wszystko było zawsze pouzupełniane i zawsze aktualne. Przecież brzmi jak kupa roboty.

No i stety albo niestety (bo zależy, z czyjego punktu widzenia będziemy na sprawę patrzeć) tak, generalnie warto dbać o to, co pokazujesz na temat produktu swoim klientom. Podam Ci trzy główne powody.

Pierwszy to jest oczywiście komfort samych klientów. I prawdę mówiąc, tutaj moglibyśmy skończyć wyliczankę, bo ten argument jest właściwie kluczowy, biorąc pod uwagę, że sklep internetowy jest dla nich, a nie dla Ciebie (bo dla Ciebie są zyski z tego sklepu). Natomiast te dwa pozostałe powody są równie ważne, ale zostańmy na chwilę przy tych klientach.

Otóż sprawa ma się następująco: jeżeli przejrzysz sobie dwa, uważam chyba najważniejsze raporty z ubiegłego roku, czyli „E-Commerce  w Polsce 2019” od Gemiusa i raport „Omni-commerce. Kupuję wygodnie 2019” od Izby Gospodarki Elektronicznej, to czytając te raporty, zauważysz, że według pierwszego raportu 22% użytkowników deklaruje, że bardziej szczegółowe opisy towarów skłoniłyby ich do częstszego robienia zakupów przez Internet. Drugi raport mówi z kolei, że 20% użytkowników stosuje coś, co nazywa się „show-rooming”. Czyli będąc w sklepie stacjonarnym, doszukują się wiedzy o produkcie w sklepie Internetowym.

Co to oznacza w praktyce? To oznacza, że nie tylko powinieneś mieć te informacje dobrze opracowane dla klientów Twojego sklepu internetowego, ale także powinieneś to robić z myślą o klientach off-line, bo oni po prostu tego oczekują. I zdecydowanie tracą tutaj te sklepy, które na swojej karcie produktu mogą się pochwalić co najwyżej jednym zdjęciem, takim powiedzmy „na odwal się”, bez jakiegoś fajnego tła czy bez jakiejś fajnej kompozycji i dokładają do tego trzy linijki opisu.

Taki opis, który jest „na odwal się” prowadzi nas do argumentu numer dwa, dla którego warto dbać o te dane, czyli SEO. Tutaj mam nadzieję, że nie muszę aż tak przesadnie tłumaczyć i doskonale sam już wiesz, że takie rozbudowane i przede wszystkim unikatowe opisy produktów są uznawane za wartościowe przez wyszukiwarki internetowe. Dlatego poza częścią techniczną sklepu, zadbanie o taki naprawdę porządny i dobrze przygotowany opis po prostu zwróci ci się w postaci lepszego ruchu organicznego. I tutaj być może Cię zaskoczę, chyba, że jesteś trochę głębiej w branży e-Commerce – w niektórych segmentach naprawdę wcale niewiele trzeba, żeby taki w miarę porządny opis był bardzo istotną przewagą konkurencyjną. Mimo że o tym mówimy już od dawna i wszyscy mówią, że ten content jest ważny, to naprawdę są takie segmenty, że po prostu porządny opis i naprawdę można osiągnąć całkiem niezłe pozycje.

Jest jeszcze trzeci ważny powód, a mianowicie wpływ tej informacji produktowej na możliwości nawigacyjne Twojego sklepu. Jeżeli zastosujesz w swoim produkcie jedno pole, w którym będziesz miał opis, wszystkie cechy, jakieś wyliczenia, atrybuty, wartości, tabele i tak dalej, no to umówmy się – raczej nie poszalejesz na etapie filtrowania. No bo nie będzie skąd tych atrybutów sobie zabrać, bo one są wszystkie jednym ciurkiem na poziomie opisu produktu. Z tym problemem boryka się naprawdę wiele sklepów i one się  charakteryzują tym, że wchodząc na listę produktów, tak naprawdę możesz je tylko posortować, ewentualnie filtrować po cenie. Trudno w takim modelu odfiltrować sobie produkty, które realnie mnie interesują.

Tutaj taka mała dygresja. Oczywiście, jeżeli w tym samym sklepie szukasz konkretnego produktu, no to jest ok, bo użyjesz bardziej wyszukiwarki, niż nawigacja po liście produktów. Ta wyszukiwarka z lepszym lub z gorszym skutkiem Ci ten produkt podpowie. Natomiast jeżeli jesteś takim klientem troszeczkę wyżej w lejku zakupowym, czyli na przykład chcesz znaleźć sobie laptopa, to laptop to jest taki świetny przykład, że na dobrą sprawę nie interesuje Cię każdy laptop, tylko laptop, który ma na przykład powyżej jakiejś pojemności dysk, powyżej jakiejś kartę graficzną, rozdzielczość i tak dalej. I w momencie, w którym sklep tego nie daje (a nie sprzyja temu jeden opis produktu), to Ty ten sklep po prostu porzucisz.

Czyli tak podsumowując – bez odpowiednio przygotowanej informacji po prostu tracisz klientów, bo albo się o Tobie nie dowiedzą (bo Cię nie znajdą), albo będziesz ryzykował porzucenie. Czy warto? No pewnie, że nie warto. I powiem Ci, że firmy nawet w dużej mierze zdają sobie sprawę z tego, że to jest realny problem, że trzeba dbać o te produkty, uzupełniać te informacje. No i tak mówiąc kolokwialnie – jakoś się z tym wszystkim ogarnąć, bo przewaga konkurencyjna się sama nie zbuduje. W praktyce o wiele trudniej przychodzi tym firmom zorganizowanie tej pracy, czyli ta wiedza jest, ale organizacja pracy kuleje. I trudno zrobić to w taki sposób, żeby faktycznie ten proces był w jakimś stopniu efektywny.

Jak firmy podchodzą do zarządzania informacją produktową?

Najczęściej na spotkaniach z klientami i rozmowach o bieżących procesach spotykam się z jednym z trzech wariantów.

Zarządzanie danymi produktowymi w ERP

Pierwszy wygląda tak, że niektóre firmy zarządzają danymi w wewnętrznym systemie ERP, albo innym systemie, który służy do prowadzenia bieżącej działalności firmy. Z punktu widzenia integracji, to jest uważam, całkiem niezłe miejsce, bo jeżeli dołączamy nawet jakiś nowy sklep, to i tak zazwyczaj robi się integrację z takim systemem ERP, więc te dane spokojnie mogłyby stamtąd płynąć.

Byłoby super, gdyby nie to, że jeżeli miałeś kiedykolwiek do czynienia z ERP, to pewnie wiesz, że w takim zakresie zarządzania produktami tam nie będzie jakoś super kolorowo. Głównie wynika to z tego, że ERP to nie jest chyba takie natywne miejsce przystosowane do operowania na produktach. I na potrzeby działania firmy też nie potrzebujesz tak dużo tej informacji produktowej.

Bo co Cię może interesować:

  • nazwa,
  • cena,
  • parę atrybutów,
  • poglądowe zdjęcie dla handlowca lub magazyniera przy kompletacji.

I z grubsza tyle. Oczywiście są tutaj nieliczne wyjątki, ale tak to mniej więcej wygląda, czyli kartoteka towarowa jest dość uboga, a o tłumaczeniu na inne języki to prawie że już w ogóle nie ma mowy. Teoretycznie nic nie stoi na przeszkodzie, żeby rozwijać system ERP w kierunku zarządzania produktem, ale albo to jest najczęściej skomplikowane, a czasami zdarza się (i takie przypadki też znam), że jest to po prostu niemożliwe.

Więc często zdarza się, że te opisy w sklepie internetowym są takie, jakie są, bo lepiej się w ERP aktualnie nie da.

Zarządzanie informacją produktową w sklepie internetowym

Teoretycznie lekiem na tę sytuację z systemem ERP byłoby przeniesienie zarządzanie w to drugie miejsce, czyli jeżeli mamy sklep połączony z ERP i w ERP się nie da, no to wpadamy na magiczny pomysł „zarządzamy w sklepie internetowym”.

To jest, prawdę mówiąc chyba obecnie najczęstszy model pracy, czyli w ERP uzupełnia się takie super podstawowe dane (takie, które są po prostu potrzebne w ERP), stamtąd się je „wypycha” do sklepu internetowego (czy sklep sobie je pobiera, czy w jeszcze inny sposób), a tam już po stronie sklepu siedzi sobie marketing razem z działem produktu i zawijają te produkty w te sreberka bogatych informacji produktowych.

I szczerze mówiąc, trudno byłoby się jakoś znacząco i sensownie do takiego scenariusza przyczepić, bo są dwa systemy – jeden odpowiada za coś, drugi za coś innego, wiadomo, kto gdzie ma pracować, te dane nie mają raczej wspólnego mianownika, nikt nikomu nie przeszkadza i w zasadzie wszystko sobie działa. Natomiast są sytuacje, w których taki model może po prostu się nam wyczerpać.

Pierwszy problem pojawi się wtedy, kiedy dojdzie drugi kanał, który ma te same produkty, ale inne informacje. Mówiąc „kanał”, niekoniecznie mam na myśli sklep, ale też. Może to być też równie dobrze ulotka, materiały handlowe, marketingowe, czyli po prostu inny sposób prezentacji informacji produktowej.

Poza tym w sklepie może nam zabraknąć takiego bardziej zaawansowanego zarządzania tą informacją produktową, na przykład wersjonowania produktów, czy tworzenia szkiców, czy jakiegoś procesu akceptacji. Może się pojawić problem z tym, że mamy dane z wielu źródeł i trzeba je jakoś poukładać, żeby one się między sobą nie pokłóciły, nie nadpisywały wzajemnie. No i to zaczyna się robić takim sporym problemem.

No i na sam koniec wbrew pozorom, mimo że sklepy raczej należą do takich w miarę nowoczesnych rozwiązań, to na sam koniec zawieść dalej może interfejs, bo on najczęściej nie będzie stworzony tak, żeby szybko pracować na produktach, żeby je jakoś masowo porównywać, zmieniać, aktualizować, sprawdzać stan uzupełnienia, mieć jakieś swoje kolejki do pracy. Czyli trudno by było zbudować sobie takie faktycznie fajne stanowisko pracy, bo sklep nie zawsze będzie to umożliwiał.

Czyli taki model „ERP + sklep” jest prawie dobry i żeby nie było, on jest często wystarczający w wielu przypadkach, no ale w pewnym momencie może przyjść taka chwila, że on też się zatka.

Zarządzanie danymi w Excelu

No i jest jeszcze jeden taki trochę „specjalny” rodzaj firm (z przymrużeniem oka), które swoje dane produktowe pielęgnują… w Excelu.

Trudno mi to skomentować, bo tam to się dopiero dzieje. Jest dosłownie 15 różnych plików, jakieś makra, automatyczne uzupełnianie danych, generowanie czegoś, zdjęcia są na FTP, ktoś ma jedną wersję pliku, ktoś inną. Ktoś wysyła komuś maila, ten ktoś to pobiera, aktualizuje, zapisuje, wrzuca na jakiś zasób współdzielony. To jest jakiś kosmos i niejako „proteza”, bo nie powiem, że sensowna odpowiedź. Taka proteza odpowiedzi na zbyt wolne zarządzanie informacją w sklepie i jednocześnie niepełną możliwość zarządzania w ERP.

I rzeczywiście z grubsza jest tak, że te tabele w Excelu można męczyć i naprawdę wykręcić z nich prawie że wszystko, co sobie wyobrazimy. Tylko umówmy się – za jaką cenę? Ja nawet nie będę się jakoś super rozwodził nad tym przykładem, no bo jeszcze nigdy w mojej karierze nie byłem na spotkaniu, na którym ktoś powiedział „robimy to w Excelu i jest nam z tym fantastycznie, wszyscy są zadowoleni, a ktoś, kto to wymyślił, dostał podwyżkę”.

To się nie dzieje, a mówię o tym dlatego, że to jest naprawdę taki bardzo popularny obraz w organizacjach, że jest uprawiana taka partyzantka i między innymi po to się ten odcinek pojawił i między innymi po to te systemy wchodzą na rynek, żeby tego typu sytuacjom zapobiegać.

Czemu można zrobić to lepiej?

Ale podsumowując – to takie trzy sposoby, które są najbardziej popularne i, prawdę mówiąc, w wielu sytuacjach, tak jak wspominałem, one są po prostu wystarczające (pomijając Excela, on raczej nigdy nie wystarczy, czy też nigdy nie jest fajny). Natomiast ten drugi model, czyli sklep + system ERP, bardzo długo potrafi wystarczyć w firmie.

To się zaczęło powoli wyczerpywać głównie dlatego, że firmy po prostu coraz szerzej patrzą na e-Commerce, czyli to już nie jest taka zabawka gdzieś tam na boku, tylko solidny element strategii rozwoju (często jedyny, szczególnie dla tych firm, które mało handlują w off-line). A z drugiej strony – nawet, jeżeli nie firmy i nie taka potrzeba wewnętrzna to po prostu klienci mają coraz wyższe oczekiwania.

Dopiero kiedy na rynku pojawiły się faktycznie takie duże i nowe możliwości rozwoju, czyli na przykład sprzedaż wielokanałowa, czy wdrażanie omnichannel, czy ekspansja na rynki zagraniczne, to dopiero spowodowało, że naprawdę na poziomie zarządzania zaczęło się robić pod górkę i raczej niewygodnie. I tak jak historycznie kiedyś w odpowiedzi na problemy pojawiały się coraz bardziej wyspecjalizowane narzędzia i tutaj chyba taki najlepszy przykład to jest moduł magazynowy i WMS, czyli jedno służy nam do tego, żeby ewidencjonować magazyn i w zasadzie tylko tyle nas interesuje, a drugie odwzorowuje operacje, tak samo tutaj na potrzeby ogarnięcia tej informacji produktowej powstał PIM.

Kiedy myśleć o wdrożeniu PIM?

Tyle wstępu i tła historyczno-biznesowego, dlaczego właściwie powstał PIM. Ze wstępu płynie jeden wniosek – to wcale nie jest tak, że trzeba sobie zawsze w ogóle nawet myśleć o PIM, bo okazuje się, że w wielu przypadkach dzisiaj wcale niekoniecznie musi Ci potrzebny.

Osobiście jestem przeciwnikiem, żeby ładować się w nowy system po to, żeby podnieść sobie liczbę trzyliterowych skrótów, które funkcjonują w firmie w postaci nowych systemów. To też jest coś, co trzeba utrzymywać, aktualizować i to nie jest za darmo, bo wymaga zasobów. Raczej jestem zwolennikiem trzymania się jak najmniejszej liczby narzędzi, natomiast powiem Ci za to, w jakich sytuacjach raczej odniesiesz tę korzyść z wdrożenia i gdzie są te punkty, w których trzeba się już zastanowić, czy to nie jest dobry moment, żeby o tym PIM sobie pomyśleć.

Obecne narzędzie jest niewystarczające

Takim pierwszym objawem tego, że wypadałoby się przenieść z zarządzaniem produktów do PIM, jest to (dość oczywista sytuacja), że obecny sposób jest dla Ciebie po prostu niewygodny albo z jakiegoś powodu niewystarczający. Czyli jeżeli na przykład w ERP masz tylko określoną liczbę atrybutów na karcie towarowej, w sklepie potrzebujesz dwudziestu kliknięć, żeby zmienić jakąś wartość, albo musisz wiecznie uprawiać kopiowanie, wklejanie z Excela do czterech miejsc, kombinowanie na około i po prostu Cię to frustruje bądź jest nieefektywne (obiektywnie rzecz ujmując) – to prawdopodobnie warto rozejrzeć się za jakimś rozwiązaniem, które będzie po prostu bardziej ergonomiczne.

Ostatecznie uważam, że wygoda pracy Twoich pracowników też jest wystarczającym powodem do zmiany, no bo ona też jest istotna. Więc jeżeli czujesz, że gdzieś tam Ci się coś zatyka i nie działa albo można to robić 10x szybciej, to prawdopodobnie tak po prostu jest i nie ma sensu się z tym dłużej męczyć i warto pogrzebać na rynku za jakimś rozwiązaniem, które Ci te problemy faktycznie wyzeruje.

Masz więcej niż jeden kanał sprzedaży albo dystrybucji danych produktowych

Druga sytuacja występuje wtedy, kiedy masz więcej, niż jeden kanał sprzedaży. I znowu – mówiąc o kanale, niekoniecznie mam na myśli nawet sklep internetowy. Bo może być tak, że dwa sklepy mają te same informacje produktowe z jakiegoś powodu – dla mnie to będzie po prostu jeden kanał, chyba że jest jakaś bardzo skomplikowana integracja. Generalnie mówimy o tym, w które miejsca jak dystrybuujesz informacje.

Bo wyobraź sobie, że informacja o Twoim produkcie musi się znaleźć w sklepie internetowym, w ulotce (on-line i do wydruku), w informatorze produktowym, na standzie w sklepie stacjonarnym. A przy okazji potrzebujesz ściągawkę dla handlowca czy formularz ofertowy. Wiadomo, że nie będziesz tego samego pisał dziesięć razy, ale niektóre dane mogą się między sobą różnić. Na przykład opis w sklepie stacjonarnym na standzie obok produktu będzie troszeczkę krótszy i nie będzie tak bogaty, jak ten na stronie internetowej (przynajmniej tak może być). I wtedy dochodzisz do momentu, w którym przyda się po prostu jedno miejsce centralne, w którym będziesz mógł decydować co, jak i gdzie ma zostać wysłane.

Takim szczególnym przypadkiem jest rzeczywiście wiele sklepów lub wersji językowych albo przekazywanie Twojej bazy produktowej na przykład dystrybutorom / resellerom. Żeby była jasność – nie tylko e-Commerce zyskuje na PIM, bo zyskują też producenci, którzy dotychczas mieli te swoje dane nie wiadomo gdzie (trochę w ERP, trochę w systemie produkcyjnym), a potrzebują mieć jedną bazę, żeby z niej na przykład serwować dane do hurtowni, dystrybutorów, resellerów, sklepów i tak dalej.

Teoretycznie można to wszystko robić przez jeden sklep internetowy. Natomiast umówmy się, że w większości przypadków byłoby to raczej rzeźbienie na siłę. A są do tego gotowe rozwiązania.

Podobnie będzie, jeżeli masz więcej niż jedno źródło danych. Czyli pobierasz informację na przykład z ERP, katalogu producentów i bazy ogólnej z Internetu. Tam może z kolei pojawić się problem z priorytetami, czyli co kiedy powinno się zapisać, co się kiedy nie powinno zapisać, które informacje nadają się już do wypuszczenia na produkcję, a które są dla Ciebie tylko poglądowe i należy je zmienić, zanim ujrzą światło dzienne.

No i znowu, prawdopodobnie można to dorobić w sklepie, tylko po co, skoro już mamy jakieś systemy?

Zasadniczo sensowne wydaje się zarządzanie w sklepie danymi, które są po prostu temu sklepowi potrzebne, więc jeżeli pojawiają się nowe, to taki fakt mógłby zacząć budzić Twoje podejrzenia.

Masz skomplikowane procesy zarządzania produktem

Jeszcze jest ostatnia sytuacja i ona wynika bardziej ze sposobu, w jaki zarządzasz produktami, czyli jakiegoś procesu. Jeżeli jesteś małą firmą, to być może masz po prostu jedną osobę, która przygotowuje te opisy, obrabia zdjęcia, układa to wszystko na stronie. Natomiast bardziej rozwinięte organizacje najczęściej wokół produktów budują całe działy. No i ten proces siłą rzeczy robi się trochę bardziej skomplikowany niż „uzupełnij i zapisz”, bo ktoś odpowiada za zdjęcia, ktoś za tłumaczenia, ktoś jeszcze za SEO, ktoś musi to zaakceptować na koniec dnia. No a poza tym osoby dzielą się kategoriami produktów, chociażby po to, żeby były bardziej wyspecjalizowane i bardziej trafiające do użytkownika.

Wtedy już nie unikniesz takiego procesu produkcji informacji produktowej, czyli takiego przechodzenia produktu z rąk do rąk w określonych momentach, a po tym, jak przejdzie przez wszystkie ręce i spełni wszystkie warunki – do odpowiednich kanałów dystrybucji. Zarówno w ERP jak sklepie internetowym raczej trudno taki workflow odwzorować.  I znowu – dorobienie takiej funkcji prawie zawsze jest do zrobienia, natomiast może być czasochłonne, a najczęściej będzie wbrew przeznaczeniu danego systemu. Zawsze daję ten sam przykład: jeżeli w sklepie internetowym chcemy zrobić CRM, to oczywiście możemy go tam zrobić, ale są już CRM gotowe, które tak naprawdę mają już te wszystkie rzeczy wymyślone sto lat temu i może warto się zastanowić, czy jest sens to pisać od nowa. Podobnie będzie z PIM i z rozbudowywaniem sklepu o tę część typowo związaną z produkcją informacji produktowej.

W każdym innym wypadku (z grubsza), czyli jeśli masz mało produktów, jeden sklep internetowy i nieskomplikowany proces zarządzania, albo robisz to samemu, no to ja raczej nie widzę jakiejś większej konieczności inwestowania w nowe narzędzie. Szybciej raczej nie będzie, a tak jak mówiłem – będziesz to musiał utrzymywać, aktualizować, rozwijać i to po prostu kosztuje. Oczywiście trzeba brać poprawkę na to, że przy rozważaniach raczej myślimy do przodu, niż tylko na to, co się dzieje dzisiaj w organizacji, no ale to chyba jest jasne? Czyli nie do końca mówimy, że interesuje nas ten stan, który występuje dzisiaj, no ale przy podejmowaniu decyzji warto też wziąć pod uwagę, co się może wydarzyć za pół roku, za rok, może nawet za dwa lata. Czyli warto mieć to na uwadze, jak Twoja firma może urosnąć.

Co potrafi PIM?

Ok, mam nadzieję, że na tym etapie umiesz sobie odpowiedzieć na pytanie, czy PIM jest Ci do czegoś potrzebny od strony biznesowej.

To jest dobry moment, żeby zobrazować Ci to, w jaki sposób ten system rozwiązuje te wszystkie problemy, o których sobie już opowiadaliśmy przez ostatnich parę minut. Czyli trochę o tym, jakie są kluczowe funkcje w PIM?

Być może Cię to trochę rozczaruje, ale PIM jako konkretne narzędzie nie jest jakoś super skomplikowane, bo w zasadzie sprowadza się z grubsza do:

  • listy produktów,
  • karty produktu,
  • konfiguracji.

No ale od początku. Wyobraź sobie, że masz w ofercie jakiś zbiór produktów. Na potrzeby tych rozważań w zasadzie nie ma większego znaczenia, jakie te produkty są. 

Konfiguracja modelu produktowego

Przede wszystkim PIM powinien Ci pozwolić na skonfigurowanie czegoś, co nazywa się modelem produktowym, czyli rodzajów produktów i przypisanych do nich atrybutów. Jeśli na przykład sprzedajesz elektronikę, to Twój model produktowy może zawierać aparaty cyfrowe i powiedzmy telefony komórkowe. Taki aparat będzie miał pewnie jakieś atrybuty związane z obiektywem, rozdzielczością zdjęć, rodzajem ekranu, stabilizacją i wiele innych (tu raczej eksperci od fotografii musieliby się wypowiedzieć). Z kolei komputer będzie miał taktowanie procesora, system operacyjny, pojemność baterii i tak dalej. 

I nie ma żadnego sensu, żeby obydwa produkty miały wszystkie atrybuty, bo będzie to niewygodne w edycji. Taka karta produktu byłaby wtedy bardzo długa, a przy okazji połowa informacji raz tu będzie pusta, a raz tam. Więc potrzebujemy raczej tego, żeby ten produkt miał tylko te swoje właściwości. I tutaj jest najczęściej właśnie ten pierwszy problem z ERP, bo najczęściej te atrybuty są wspólne. 

Czyli PIM pozwala Ci skonfigurować taki szkielet produktu i na dobrą sprawę od tego się w zasadzie zaczyna wdrożenie. No ale może o wdrożeniu kiedy indziej.

Dobry PIM (na to warto zwrócić uwagę) nie powinien Cię ograniczać w zakresie rodzajów, ilości i grupowania atrybutów. Czyli będziesz mógł mieć na przykład trzy pola opisowe, jakieś dwa pola typu tak/nie, siedem pól na wpisanie liczby, dwa z możliwością wyboru wartości z listy i jakieś na załączniki. Czyli dowolne, jakie tylko Ci się wymarzą i dotyczą produktów atrybuty, powinny być do skonfigurowania i powinny dotyczyć tylko tego produktu, którego dotyczyć powinny.

Wygodne zarządzanie produktem

Mając taką bazę konfiguracji, możesz wpuścić operatorów do wprowadzania oferty produktowej. No i tu przechodzimy do tego, co taki operator może zrobić w PIM. I znowu tutaj będzie może trochę rozczarowań – taki operator nie ma zbyt wielu możliwości. Po prostu może zarządzać produktami w sposób, jaki mu został narzucony (czyli zgodnie z modelem). Czyli może dodawać nowe produkty, edytować je, podmieniać dane, dodawać załączniki i tak dalej. 

Słusznym byłoby zadanie sobie pytania „gdzie leży ta przewaga w stosunku do sklepu internetowego?”. To byłoby świetne pytanie.

Przede wszystkim ona leży w ergonomii. PIM jest jako konkretne rozwiązanie przystosowany do szybkiego i wygodnego zarządzania produktami. To się może na przykład objawiać tym, że operator może sobie przygotować swój panel tak, że widzi tylko te produkty, które po pierwsze go dotyczą, bo na przykład są określonego producenta i przy okazji tylko te, które są jeszcze nieuzupełnione.

Dodatkowo taki operator może sobie te dane porównać, pracować w trybie dwóch okien (i po lewej mieć wersję polską, a po prawej mieć język angielski), podejrzeć historię zmian, skomentować produkt, uruchomić proces. Takie narzędzie jest przygotowane tak, żeby tym produktem łatwo było sobie żonglować. 

Poza tym w PIM najczęściej można spotkać coś takiego, co się nazywa operacjami seryjnymi, czyli albo takie masowe zarządzanie produktami, na przykład aktualizacja jednego atrybutu, albo zrobienie tego zarządzania jeden po drugim, czyli takie sekwencyjne – na przykład wybierasz produkty jednego producenta i uzupełniasz je jeden po drugim. To przyspiesza pracę i domyślnie w sklepie internetowym takich funkcji może nie być (a w ERP to nawet nie mówię).

W konsekwencji to prowadzi do takiego dnia pracy, w którym dany użytkownik po prostu może zajmować się swoimi obowiązkami, raczej go nic nie rozprasza i robi to w dość przyjaznym, sprzyjającym i ergonomicznym środowisku. Oczywiście tu też można zawalić i wdrożyć PIM, który jest niewygodny. No ale zakładam, że ta sytuacja nie będzie Cię dotyczyć i skupisz się też na tym, żeby Twój PIM był też UX-owo odpowiedni.

No i z punktu widzenia użytkownika to w zasadzie tyle, chociaż i tak uważam, że to dużo. Ale są jeszcze dwa obszary, które stanowią właściwie o tym, że PIM to jest super istotne narzędzie. 

Import danych ze źródeł

Pierwszy, co ja zawsze obrazowo opisuję, że dzieje się „po lewej od PIM”. Ja zawsze sobie wizualizuję to tak, że PIM jest na środku, po lewej jest ERP, po prawej jest sklep internetowy. I mówiąc ERP, mam na myśli ogólnie źródła danych. Czyli pierwsza przewaga – wszystko na lewo, czyli to, co możemy zrobić ze źródłami danych. 

W praktyce rzadko jest tak, że produkt jest tworzony w PIM. Najczęściej tworzy się go na przykład w ERP za pomocą przyjęcia zewnętrznego. Czyli produkt przyjeżdża na magazyn, robimy PZ, pojawia się nowy indeks, my go uzupełniamy. 

I te informacje powinniśmy mieć później w PIM. I PIM co do zasady pozwala na połączenie po pierwsze różnych źródeł danych, a po drugie za pomocą dowolnego formatu wymiany. Czyli możemy łączyć się przez API, możemy się łączyć jakimś zaawansowanym konektorem, możemy połączyć się do bazy danych, możemy wymieniać się plikami tekstowymi, które odpowiednio sobie zamapujemy. 

I dzięki temu można tworzyć taki scenariusz, że po pierwsze ktoś robi na przykład to przyjęcie, zakłada w tym samym momencie nowy indeks, przyjmuje ten towar na stan i za chwilę w PIM pojawia się taki produkt w wersji czystej, czyli ma tę nazwę z ERP i jakieś SKU. Ale wyobraź sobie, że możesz mieć też drugie źródło, czyli na przykład jakąś bazę danych producenta. I chwilę później ten sam produkt może zostać uzupełniony danymi producenta i jeszcze chwilę później z bazy ogólnej, do której masz dostęp.

Co dalej może się tutaj jeszcze stać? 

Mamy sytuację, w której pojawia się produkt, ktoś na magazynie wrzuca produkt i on nagle jest w PIM i ma wszystkie dane. Ale to nie wszystko, bo jeszcze możemy sami decydować, które informacje są ważniejsze, bo na przykład wiemy, że dany producent przygotował się lepiej z opisów, niż jakaś baza centralna, ale atrybuty już ma takie sobie. Więc możemy zrobić tak, że te dane od producenta będą połowicznie pobierane, a druga połowa będzie pobierana z jakiegoś serwisu z informacją ogólną. 

Możesz też ustawić to, że jeżeli użytkownik zmieni jakieś pole, to to pole nigdy już nie będzie nadpisane. Chociażby po to, żebyśmy nie tracili tej informacji, czyli jeżeli coś poprawimy, to już to pole takie będzie, niezależnie od danych z zewnątrz.

I w ten sposób zapewniamy sobie stały dopływ danych, jak tylko coś się wydarzy w systemach zewnętrznych. I to jest super, bo w zasadzie to teoretycznie bezobsługowo pojawiają się nowe produkty.

Eksport danych do różnych kanałów

Zostaje nam druga strona, czyli wszystko to, co jest na prawo – kanały dystrybucji. 

Na dobrą sprawę działa to tak samo, jak źródła. Czyli możesz zdefiniować sobie co, gdzie, w jakim formacie, w jakim zakresie i z jakim harmonogramem chcesz udostępniać. I później to się już dzieje automatycznie. 

I znowu znajdę jakiś sensowny przykład. Powiedzmy, że masz produkt w ERP. Pojawia się chwilę później w PIM, uzupełniają się dane, o których wcześniej mówiłem, a operator dorabia swoje, czyli robi zdjęcie, product manager akceptuje te zmiany i ten produkt jest z punktu widzenia informacji kompletny. Co wtedy może się wydarzyć? Taki produkt może automatycznie być wysłany do sklepu. Może się też automatycznie pojawić w eksporcie do Ceneo, czy Google Shopping. Możemy zaktualizować nasze dane na koncie w Amazonie. Gdziekolwiek będziemy chcieli, te dane po prostu się pojawią. Co więcej, możemy sobie wybrać, jakie te dane będą, czyli możemy powiedzieć, że dany dystrybutor dostanie tylko nazwę i opis, a drugi wiemy, że i tak te dane edytuje, więc nie będzie zduplikowanej treści, więc jemu damy wszystko.

I zobacz – jak złożymy to do kupy, to mógłbyś tak naprawdę dojść do momentu, w którym o ile tylko ufasz swoim bazom produktowym, to może być tak, że Ty dzisiaj wrzucasz nowy produkt na magazyn, a on po pięciu minutach jest już w Twoim sklepie internetowym z uzupełnionymi zdjęciami i wszystkimi informacjami, które udało się zebrać po drodze. W ogóle nie musi tego dotykać pracownik, wszystko dzieje się poza Twoją kontrolą.

Oczywiście to jest bardzo optymistyczna sytuacja, chociaż często nierealna, bo fajnie by było, żeby ktoś na te dane rzucił okiem. Ale teoretycznie można by było tak właśnie robić. I teraz wystarczy sobie policzyć, ile czasu normalnie poświęciłbyś na to, żeby ktoś się z kimś porozumiał, że w ERP jest coś nowego, ktoś to wziął z ERP, ktoś uzupełnił danymi. Ile komunikacji, ile kopiowania z Excela, ile grzebania się w plikach i tak dalej. 

Wydaje mi się, że to brzmi jak coś fajnego i mam nadzieję, że się zgodzisz. I to jest dokładnie ten powód, dla którego tak wiele firm patrzy z nadzieją na PIM, szukając optymalizacji efektów pracy swojego działu produktu. 

Jaki system PIM wybrać?

Na koniec zostaje mi podpowiedzieć Ci, na co zwrócić uwagę przy wyborze już takiego konkretnego narzędzia.

Takich sensownych systemów PIM jest przynajmniej kilka. Moim faworytem jest Akeneo, ale nie chcę, żeby to zabrzmiało jakoś super stronniczo, więc podam jeszcze jako przykład Pimcore, Salsify czy inRiver. No i poza tym dochodzą na rynku też rozwiązania gigantów, takich jak SAP, IBM czy Oracle. Jednym słowem – jest w czym wybierać. 

W Polsce ostatnimi czasy najczęściej się ten wybór sprowadza do porównywania Pimcore i Akeneo. Ja dzisiaj nie będę się skupiał na rozstrzyganiu, co jest najlepsze. Uważam, że to powinno wynikać z potrzeb, a nie z jakiejś mojej konkretnej rekomendacji. Nie znając Twoich potrzeb, trudno by mi było taką dać. 

Natomiast są pewne cechy, na które chciałbym, żebyś spojrzał, jeśli sam zdecydujesz się wybrać swoje rozwiązanie.

Pierwsza taka rzecz to jest model licencjonowania. Część rozwiązań będzie darmowych, inne będą płatne (i to jest normalne). Ale przy tych płatnych warto sprawdzić, od czego zależy koszt licencji. Różnie z tym bywa i jeżeli na przykład zależy to od ilości pracowników albo od ilości produktów, albo od ilości różnych kanałów (przy czym warto wiedzieć, czym będzie w rozumieniu firmy kanał), to trzeba sobie już zacząć dobrze liczyć i tym bardziej wziąć pod uwagę sytuację za rok, za dwa – bo naprawdę zrobią się z tego całkiem niezłe sumy. 

Oczywiście najczęściej te płatne rozwiązania będą trochę lepsze niż te darmowe. Na przykład Akeneo Enterprise jest bardziej rozbudowane do wersji Community, natomiast zawsze trzeba policzyć, czy na pewno to Ci się po prostu opłaca i czy Twoje potrzeby też są takie, że trzeba mieć tę wersję płatną, bo to też nie jest zawsze oczywiste.

Druga kwestia to jest możliwość rozwoju oprogramowania. Trzeba zdawać sobie sprawę, że mimo że w troszeczkę mniejszym zakresie, to jednak PIM rozwija się tak samo, jak każdy inny system. Więc jeżeli rozwijasz swój sklep internetowy i wiesz, jak o działa w praktyce, to z PIM będzie podobnie. Więc możesz spodziewać się tych samych problemów, które by się wydarzyły, gdybyś wybrał źle e-Commerce. Czyli brak możliwości rozwoju, ograniczony rozwój, związanie się z jednym dostawcą technologicznym, brak wsparcia, rozwiązanie, które ma małe community, czy jest niebezpieczne. To wszystko będzie mogło spokojnie występować tak samo, jak ma to miejsce przy sklepach, tylko w przypadku PIM.

Jeżeli słuchałeś odcinka „004 – jaki sklep internetowy wybrać„, to raczej powinieneś już wiedzieć, czym różnią się rozwiązania dedykowane od abonamentowych i open source, więc nie będę tego jakoś specjalnie powtarzał. Jeżeli nie, warto dosłuchać (lub doczytać, bo transkrypcja też jest).

Kolejna rzecz, to możliwości automatyzacji. Opowiedziałem Ci o takim scenariuszu, w którym praktycznie bez Twojego udziału, bez operatora można wprowadzić produkt na sklep, tylko poprzez to, że on się pojawił na magazynie.

Warto przy wyborze zobaczyć, czy w ogóle taki scenariusz jest na sto procent możliwy i czy będzie się dało zautomatyzować te operacje, o których już wiesz, że dzisiaj się u Ciebie powtarzają, są żmudne, nudne i generalnie nikomu niepotrzebne. Jeżeli tego nie przewidzisz i nie zweryfikujesz, to może się okazać, że jakiś jeden z procesów dalej będzie trzeba klepać ręcznie i to będzie po prostu niewygodne.

Ostatnia rzecz to ergonomia pracy. Ja już o tym mówiłem wcześniej, natomiast mam nadzieję, że dbasz o swoich pracowników i po prostu lubisz, jak im się dobrze pracuje. 

Jest taki raport, który mówi o tym, że pracownicy niezadowoleni ze swojego narzędzia pracy mogą nie być zadowoleni w ogóle ze swojej roboty i mogą w końcu się zwolnić. Więc wybierajmy takie narzędzia, które po prostu są fajne, a decydując się na jakiś PIM, ja bym rekomendował naprawdę porządnie prześledzić demo, albo zlecić przygotowanie demo, albo porozmawiać z jakimś specjalistą. No albo po prostu popracować na narzędziu i zobaczyć, jak pewne rzeczy się robi, jak można odwzorować Wasze procesy, czy to będzie fajne, czy nie będzie się trzeba naklikać za dużo. No bo to później procentuje. 

Wyobraź sobie, że przez 8 godzin dziennie tłuczesz się z narzędziem, które Cię przyprawia o mdłości. Pomnóż to przez 5 dni w tygodniu, pomnóż to przez 4 tygodnie w miesiącu. Robi się po prostu takie bardzo negatywne środowisko, które ciężko później w jakimś tam sensie utrzymać, jeżeli chodzi o motywację pracowników. 

Więc dbaj o tych pracowników, daj im takie narzędzie, które realnie im ułatwi codzienną pracę.

Podsumowując

Zbierając to wszystko do kupy. To nie jest tak, że PIM jest zawsze potrzebny. Będę to powtarzał dlatego, że nie chciałbym, żebyś odniósł takie wrażenie, że PIM jest lekiem na całe zło, bo to środowisko jest lekiem, ale to zło u Ciebie wcale nie musi występować. 

Są firmy, które sobie świetnie radzą bez – te powinny raczej to kontynuować, dopóki im się na horyzoncie nie pojawią problemy. Warto to oczywiście z wyprzedzeniem półrocznym czy rocznym, bo wdrożenie też chwilę trwa. Natomiast jeżeli radzisz sobie świetnie i nie planujesz większych zmian, to myślę, że ten temat można sobie odłożyć na później i nie wydawać niepotrzebnie pieniędzy. 

Natomiast jeżeli widzisz, że masz bałagan w danych, praca zajmuje dłużej, niż powinna, jest upierdliwa, a i tak jest na koniec dnia biednie na sklepie, to jest na pewno czas na zmianę. Po pierwsze docenią to Twoi klienci, po drugie będziesz miał ich więcej, więc ta statystyka będzie fajna, ale też docenią to Twoi pracownicy, których dzień będzie po prostu lepszy, bo mają fajne narzędzie.

Na koniec dnia docenisz to po prostu Ty. Dlatego, że zwyczajnie w świecie będziesz zarabiał więcej w sklepie, płacił mniej za realizację stosunkowo nieskomplikowanych zadań no i odnosił dodatkowe korzyści, na przykład związane ze zwrotami. Bo ja o tym nie powiedziałem wcześniej, ale informacja produktowa, która jest prawdziwa, rzetelna i wyczerpująca powoduje realne obniżenie zwrotów, bo użytkownicy dokładnie wiedzą, czego się spodziewać, więc nie zamawiają tylko po to, żeby sprawdzić produkt. Więc to też jest jeden z czynników, który warto brać pod uwagę, bo zwroty nie są za darmo i ktoś musi je obsłużyć.

Jak mógłbym zakończyć ten odcinek? Na pewno życząc Ci udanych decyzji biznesowych. Więc takich decyzji Ci życzę, trzymaj się i powodzenia!